Приказ Министерства труда и социального развития Омской области от 20.01.2014 N 9-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Министерства труда и социального развития Омской области"
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 20 января 2014 г. № 9-п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Министерства труда и социального развития
Омской области от 04.06.2014 № 88-п, от 10.06.2014 № 90-п,
от 17.04.2015 № 67-п, от 22.06.2015 № 92-п)
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, пунктом 1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года № 113, а также в целях упорядочения работы с документами в Министерстве труда и социального развития Омской области (далее - Министерство) приказываю:
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 17.04.2015 № 67-п)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Министерства (далее - Инструкция).
2. Отделу документооборота департамента информационных технологий и документооборота Министерства:
1) в течение 10 рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа разработать проекты распоряжений Министерства:
- об утверждении перечня работников Министерства, имеющих полномочия хранить печати Министерства;
- об утверждении перечня работников Министерства, имеющих полномочия заверять копии документов в Министерстве;
- о назначении ответственных за делопроизводство в секторах, отделах, управлениях Министерства;
2) в десятидневный срок со дня вступления в силу настоящего приказа ознакомить с Инструкцией работников Министерства и обеспечить ее выполнение в полном объеме.
3. Признать утратившими силу:
1) приказ Министерства от 16 апреля 2004 года № 84 "Об утверждении инструкции по делопроизводству Министерства труда и социального развития Омской области";
2) приказ Министерства от 20 апреля 2004 года № 87 "О введении в действие печатей и штампов Министерства труда и социального развития Омской области";
3) приказ Министерства от 20 апреля 2004 года № 88 "О введении в действие бланков Министерства труда и социального развития Омской области";
4) приказ Министерства от 27 апреля 2004 года № 94 "О внесении изменений и дополнений в приказ Министерства труда и социального развития Омской области от 16 апреля 2004 года № 84 "Об утверждении инструкции по делопроизводству Министерства труда и социального развития Омской области";
5) приказ Министерства от 18 ноября 2004 года № 186 "О внесении дополнений в приказ Министерства труда и социального развития Омской области от 24 апреля 2004 года № 87 "О введении в действие печатей и штампов Министерства труда и социального развития Омской области";
6) распоряжение Министерства от 20 февраля 2009 года № 119-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве труда и социального развития Омской области, территориальных органах Министерства труда и социального развития Омской области и государственных учреждениях Омской области, находящихся в ведении Министерства труда и социального развития Омской области";
7) распоряжение Министерства от 21 мая 2009 года № 260-р "О внесении изменений в распоряжение Министерства труда и социального развития Омской области от 20 февраля 2009 года № 119-р";
8) распоряжение Министерства от 17 января 2012 года № 12-р "О внесении изменений в распоряжение Министерства труда и социального развития Омской области от 20 февраля 2012 года № 119-р".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра труда и социального развития Омской области Л.Н. Нагорную.
Министр
М.Ю.Дитятковский
Приложение
к приказу
Министерства труда
и социального развития
Омской области
от 20 января 2014 г. № 9-п
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству Министерства труда
и социального развития Омской области
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Министерства труда и социального развития
Омской области от 04.06.2014 № 88-п, от 10.06.2014 № 90-п,
от 17.04.2015 № 67-п, от 22.06.2015 № 92-п)
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция определяет основные правила делопроизводства в Министерстве труда и социального развития Омской области (далее - Министерство) и устанавливает требования к организации работы с документами в Министерстве, в том числе в части порядка приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), хранения и использования документов.
2. Настоящая Инструкция разработана на основании части 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года № 263, Указа Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года № 34 "О Регламенте Правительства Омской области", Указа Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года № 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области".
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО, определяется перечнем документов, создание, использование и хранение которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов по форме согласно приложению № 1 к настоящей Инструкции.
4. Настоящая Инструкция не применяется к правилам делопроизводства в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
5. Отдел документооборота департамента информационных технологий и документооборота Министерства (далее - отдел документооборота):
1) обеспечивает организацию, ведение и совершенствование системы документооборота Министерства на основе применения современных технических средств в работе с документами;
2) осуществляет контроль за соблюдением структурными подразделениями Министерства единой системы делопроизводства;
3) осуществляет методическое руководство деятельностью структурных подразделений Министерства по работе с документами.
6. В соответствии с распоряжением Министерства, подготавливаемым отделом документооборота, определяются работники Министерства, ответственные за ведение делопроизводства в секторах, отделах, управлениях Министерства.
Работники Министерства, ответственные за делопроизводство в секторах, отделах, управлениях Министерства, обеспечивают учет и сохранность документов, предусмотренных номенклатурой дел Министерства, ведут и формируют дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства, передают их на хранение в архив Министерства.
7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Министерства обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО.
При увольнении или переходе на другую работу работник Министерства должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Министерства, сдаются в архив Министерства.
В случае болезни работника Министерства вопрос передачи документов, находящихся у него на исполнении (контроле), решается руководителем, давшим поручение.
8. Работники Министерства несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции.
9. Передача документов или их копий работникам иных органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организациям, должностным или иным лицам допускается только по согласованию с Министром труда и социального развития Омской области (далее - Министр), первым заместителем Министра, заместителем Министра при наличии официального письменного запроса в адрес Министерства.
2. Требования к организации документооборота в Министерстве
10. В документообороте Министерства выделяются следующие виды документации:
1) входящая (поступающая) документация;
2) исходящая (отправляемая) документация;
3) внутренняя документация.
В документообороте Министерства используется СЭДО Министерства, входящая в состав государственной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота Омской области" и предназначенная для создания, согласования, регистрации и осуществления контроля исполнения документов, поступающих в Министерство на согласование, а также для ведения учета оборота поступающих, отправляемых и внутренних документов Министерства.
Документы, создаваемые в Министерстве и поступающие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭДО после сканирования и создания электронных образов документов. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
11. В Министерстве доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.
С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляется и отправляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи доставляются и отправляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные образы документов из СЭДО органов государственной власти и иных организаций.
12. Документы, поступающие в адрес Министерства или на имя Министра, регистрируются в отделе документооборота и направляются помощнику Министра для предварительного рассмотрения в целях распределения поступивших документов на документы, требующие обязательного рассмотрения Министром или первым заместителем Министра, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями и направляемые непосредственно в структурные подразделения Министерства.
13. По результатам рассмотрения документов Министр, первый заместитель Министра, заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями дают поручения в форме резолюций, с занесением резолюций в СЭДО.
Оригинал документа вместе с резолюцией направляется лицу, указанному в резолюции первым, либо исполнителю, напротив фамилии которого стоит отметка "оригинал", "обобщение", "отв." и т.п. Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями документа и осуществляют работу по документу согласно резолюции по электронному образу в СЭДО Министерства по поручению руководителя.
Все последующие резолюции на документе не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.
Средствами СЭДО осуществляется автоматическое оповещение исполнителей, имеющих доступ к СЭДО, о наличии резолюции.
14. Сроки исполнения документов заносятся в СЭДО.
15. Поручения Министра по результатам аппаратных совещаний у Министра заносятся в СЭДО.
16. Организация работы исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций вышестоящих должностных лиц. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, согласование с заинтересованными должностными лицами, доработку и представление проекта документа на подпись руководителю.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
17. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей документа, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов и материалов в соответствии с федеральным и областным законодательством.
18. Соисполнители имеют право:
1) докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, только по поручению (предложению) ответственного исполнителя;
2) вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием.
19. Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.
20. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется исходя из содержания документа или резолюции).
21. После исполнения документа в СЭДО проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
22. Ошибочно доставленные в Министерство документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
Конверты с документами, поступившими в адрес структурных подразделений Министерства, а также с пометкой "лично" передаются по назначению без вскрытия.
23. Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время доставки и получения документа. Сохраняются и прилагаются конверты к документам, полученным от граждан и организаций (в том числе исковые заявления от них), из судебных органов, органов прокуратуры, правоохранительных, иных контролирующих и надзорных органов.
24. Предварительное рассмотрение входящих документов Министерства осуществляется работником отдела документооборота.
25. Первичная обработка поступивших в Министерство документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации в отделе документооборота. Документы, не подлежащие регистрации в отделе документооборота, определяются в соответствии с перечнем согласно приложению № 2 к настоящей Инструкции. Документы, не подлежащие регистрации в отделе документооборота, передаются в структурные подразделения Министерства по назначению.
В СЭДО обработке подлежат электронные документы, которые подписаны ЭП, признанной действительной. При получении электронных документов, подписанных ЭП, отдел документооборота производит проверку действительности ЭП должностного лица - автора документа.
При получении электронного образа документа, подписанного ЭП, отдел документооборота производит проверку действительности ЭП сотрудника подразделения делопроизводства, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе, подписанному должностным лицом - автором документа.
При обнаружении некомплектности или повреждении электронных документов, электронных образов документов, отсутствии или признании ЭП недействительной отдел документооборота направляет отправителю уведомление об отказе в приеме к обработке такого документа. Уведомление подписывается ЭП работника Министерства, признавшего ЭП недействительной.
26. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Министерства.
27. Документы, направляемые на подпись Министру, первому заместителю Министра или заместителям Министра, должны быть завизированы ответственным исполнителем в соответствии с пунктом 44 Инструкции.
Регистрация и дальнейшая отправка отделом документооборота осуществляются только при наличии электронного образа документа, который передается с помощью СЭДО. При отсутствии рабочего места в СЭДО электронный образ документа передается с использованием электронных носителей информации.
28. Документ, отправленный по факсу, электронной почте, подлежит отправке в соответствии с пунктом 31 настоящей Инструкции.
Ответственный исполнитель принимает решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе.
29. Отправка документов осуществляется отделом документооборота. По средствам электронной и факсимильной связи отправка осуществляется ответственным исполнителем.
30. Исходящие документы передаются с помощью СЭДО, почтовой, фельдъегерской, электронной связью. Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ.
31. Обработка документов для отправки почтовой связью (упаковка, адресация, проставление стоимости почтовых услуг) осуществляется отделом документооборота в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221, документов, отправляемых телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличия приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
32. Документы отправляются отделом документооборота в день их регистрации или на следующий рабочий день после их подписания, после чего оригинал (или копия документа при подготовке документа на бумажном носителе) подшивается в дело.
33. Исходящие документы передаются для отправки без конвертов.
Документы, отправляемые почтовой связью, но в один адрес, могут быть вложены в один конверт.
34. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ.
35. Вопросы срочной доставки документов решаются руководителем, подписавшим документ. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
36. Реестр на корреспонденцию, отправляемую фельдъегерской связью, печатается в отделе документооборота в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вручается фельдъегерю, второй - подшивается в дело.
Реестры в течение календарного года хранятся в отделе документооборота, а по истечении указанного срока сдаются в архив Министерства.
37. Персональная ответственность за правильность передачи документов по каналам факсимильной связи возлагается на работников, ответственных за исполнение документа.
38. Документы, за исключением документов, направляемых членам Правительства Омской области, руководителям органов исполнительной власти Омской области (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, обращений граждан, книг, диаграмм, документов форматом более А4, документов, выполненных рукописным способом), а также все документы, направляемые в Законодательное Собрание Омской области, Администрацию города Омска, передаются работником отдела документооборота через соответствующие папки в отделе учета и обработки документов управления информационного обеспечения и документооборота Аппарата Губернатора и Правительства Омской области. Документы, направляемые членам Правительства Омской области, руководителям органов исполнительной власти Омской области (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, обращений граждан, книг, диаграмм, документов форматом более А4, документов, выполненных рукописным способом), передаются с использованием СЭДО. Документы, адресуемые иным заинтересованным лицам, направляются посредством почтовой связи либо доставляются им лично (в приемные указанных лиц).
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 22.06.2015 № 92-п)
39. Посредством электронной связи осуществляется отправка телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
40. Обмен документов в Министерстве осуществляется через отдел документооборота.
41. Все документы в Министерстве, в том числе документы, указанные в пункте 43 настоящей Инструкции, в случае если в них имеются поручения Министра, первого заместителя Министра или заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями, регистрируются в СЭДО.
42. Все входящие и исходящие документы за определенный период времени (месяц, год) подлежат количественному учету для определения объема документооборота.
Учет документов в СЭДО ведется раздельно по входящим и исходящим документам, а также по корреспондентам (адресатам).
Подсчет количества документов производится при помощи СЭДО.
За единицу подсчета принимается экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении (за исключением случаев, когда копия представляет собой единственный экземпляр документа).
При учете, исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Единицей подсчета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО.
43. Информационные, служебные и пояснительные записки на имя Министра, первого заместителя Министра, заместителя Министра или руководителей структурных подразделений Министерства, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются соответствующими должностными лицами Министерства, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования в работе) в структурные подразделения Министерства или помещаются в дела Министерства.
Вышеуказанные документы в электронном виде в СЭДО являются юридически значимыми.
44. Документы, указанные в пункте 41 настоящей Инструкции, подписываются исполнителями, согласовываются с руководителем структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку данного документа, первым заместителем Министра, заместителем Министра, координирующим деятельность данного структурного подразделения Министерства.
45. Отдел документооборота формирует и представляет Министру документы для рассмотрения три раза в день (в 9.00, 12.00 и 16.00 час). Документы для рассмотрения представляются первому заместителю Министра, заместителям Министра отделом документооборота три раза в день по мере их поступления от Министра.
3. Регистрация документов в Министерстве
46. Регистрация документов в Министерстве - фиксация факта создания или прямого поступления документа путем присвоения ему регистрационного номера и даты документа.
47. Входящие документы, поступившие в Министерство, регистрируются независимо от способа их доставки и передачи один раз в день поступления, при поступлении указанных документов в нерабочее время - на следующий день, создаваемые в Министерстве документы - в день подписания или утверждения либо при поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день.
Служебные документы, которые поступили в Министерство, минуя отдел документооборота, должны быть сданы в отдел документооборота для регистрации в тот же день.
48. Документы регистрируются и учитываются отделом документооборота в СЭДО путем создания регистрационно-контрольных карточек документов (далее - РКК) с включением в них электронных документов или электронных образов документов, проставлением оттиска штампа по форме согласно приложению № 3 к настоящей Инструкции и заполнением следующих полей:
1) входящий номер;
2) индекс дела;
3) дата регистрации;
4) корреспондент;
5) адрес корреспондента;
6) номер документа;
7) дата документа;
8) автор документа;
9) заголовок (краткое содержание);
10) вид документа;
11) вид доставки;
12) отметка о срочности;
13) пришло из;
14) тематика;
15) кому (на рассмотрение);
16) у кого находится подлинник;
17) сопроводительная информация;
18) вложения;
19) текст документа;
20) количество листов основного документа;
21) количество приложений;
22) общее число листов приложений.
49. Документы, поступившие на бумажном носителе, включаются в СЭДО после сканирования и создания электронного образа документа. Включение электронного образа документа в СЭДО возможно только после его сравнения с подлинником документа. После включения электронного образа документа в СЭДО заверяется ЭП работника отдела документооборота, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе. Не подлежат сканированию:
1) сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;
2) книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата;
3) материалы с малоразборчивым текстом;
4) письма граждан, приложенные к документам.
Принятие документов, поступивших на бумажном носителе, подтверждается оттиском штампа по форме согласно приложению № 4 к настоящей Инструкции.
Электронные документы и электронные образы документов регистрируются в СЭДО после проверки действительности ЭП, не прошедшие проверку действительности - после получения подлинника на бумажном носителе.
50. Регистрация отправляемых документов осуществляется в отделе документооборота путем создания РКК исходящего документа с включением в них электронных документов или электронных образов документов и заполнением следующих полей:
1) исходящий номер;
2) индекс дела;
3) дата;
4) корреспондент;
5) адрес корреспондента;
6) адресат;
7) должность;
8) заголовок;
9) вид документа;
10) отметка о срочности;
11) ФИО;
12) вид отправки;
13) адресаты;
14) у кого находится подлинник;
15) сопроводительная информация (примечание);
16) исполнитель документа из органа исполнительной власти Омской области;
17) вложения;
18) текст документа;
19) количество листов основного документа;
20) количество вложений;
21) количество приложений;
22) общее количество приложений.
51. Перед регистрацией отправляемого документа производится проверка правильности оформления, комплектности документа, соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки, сверка соответствия текстов подписанного и завизированного экземпляра документа, сортировка документов по способу исполнения (простая и заказная почта), проверяется наличие подписи, виз, приложений, отметки об исполнителе, правильность написания адресата, номера и даты документа, на который делается ссылка. Перед регистрацией электронных документов производится проверка аутентичности и действительности ЭП должностного лица, подписавшего документ.
51.1. Регистрация отправляемых документов, требующих подписания двумя и более должностными лицами, производится на бланке Министерства при наличии всех подписей и полного пакета документов.
(п. 51.1 введен Приказом Министерства труда и социального развития Омской области от 17.04.2015 № 67-п)
52. Неправильно оформленные документы возвращаются отделом документооборота ответственному исполнителю на доработку.
53. На исходящем документе Министерства указывается дата, оформленная цифровым способом, и регистрационный номер. Регистрационный номер состоит из вида документа, года, аббревиатуры наименования Министерства, порядкового номера документа.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, оставшейся в деле.
Для формирования почтовых уведомлений к заказной корреспонденции используется оттиск штампа по форме согласно приложению № 5 к настоящей Инструкции.
54. Регистрация внутренних документов осуществляется в отделе документооборота с внесением в СЭДО следующих реквизитов:
1) внутренний номер;
2) дата;
3) вид документа;
4) получатель;
5) исполнитель документа;
6) автор документа;
7) заголовок;
8) индекс дела;
9) указание по исполнению документа.
55. Основным принципом регистрации документов в Министерстве является однократность.
56. Приказы и распоряжения Министерства, обращения граждан и поручения Министра регистрируются в соответствующих разделах СЭДО. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.
57. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Служебные записки, направляемые Министру и лицу, замещающему Министра в период замещения, регистрируются отделом документооборота. Служебные записки между структурными подразделениями Министерства регистрируются самостоятельно.
58. Зарегистрированные документы Министерства ставятся на контроль и снимаются с контроля в соответствии с приказом Министерства от 12 апреля 2013 года № 27-п "О Порядке осуществления контроля за исполнением правовых актов, поручений и иных документов в Министерстве труда и социального развития Омской области".
4. Оформление документов в Министерстве
59. В Министерстве документы оформляются на белой бумаге или на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов, должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).
В Министерстве создаются и используются:
1) электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;
2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДО.
60. Документы должны печататься четким шрифтом с применением шрифта "Times New Roman Cyr", размер шрифта "14", с одной стороны листа.
61. При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.
Для нумерации страниц используется шрифт "Times New Roman Cyr", размер шрифта "12". Приложение к документу нумеруется отдельно.
62. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь следующие поля:
1) левое - от 2,5 до 3,5 см;
2) правое - от 1,25 до 2,25 см;
3) верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.
63. Межстрочный интервал в документах должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.
64. Бланки Министерства имеют угловой или продольный вариант расположения реквизитов. При угловом варианте бланка реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.
65. В Министерстве установлены следующие виды бланков документов:
1) бланк приказа Министерства согласно приложению № 6 к настоящей Инструкции;
2) бланк распоряжения Министерства согласно приложению № 7 к настоящей Инструкции;
3) бланк письма Министерства согласно приложению № 8 к настоящей Инструкции;
4) иные виды бланков. Иные виды бланков могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники. При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов. Электронные шаблоны бланков документов хранятся в СЭДО.
66. Совместные документы, подписываемые от имени Министерства и заинтересованных лиц, оформляются без бланка.
5. Порядок оформления реквизитов документов Министерства
67. Герб Омской области.
Герб Омской области помещают на бланки правовых актов Министерства и писем Министерства в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области" и Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года № 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области".
68. Наименование Министерства.
Наименование Министерства должно соответствовать наименованию, указанному в Положении о Министерстве, утвержденном Указом Губернатора Омской области от 23 мая 2008 года № 56.
69. Справочные данные о Министерстве.
Справочные данные о Министерстве указываются на бланках писем Министерства и включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты и др.).
70. Дата документа.
Датой документа является дата подписания (письма, правового акта и др.), дата утверждения (плана, положения, отчета и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протоколе, акте и др.).
Совместные документы, подписываемые от имени Министерства и заинтересованных лиц, должны иметь одну дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (например, "07.09.2013").
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа (например, "18 февраля 2013 года").
В тексте документа дата оформляется словесно-цифровым способом (например, "18 марта 2013 года").
Подписанный ЭП электронный документ должен иметь метку времени -достоверную информацию о моменте подписания, которая присоединена к указанному электронному документу или иным образом связана с ним.
71. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из аббревиатуры вида и года документа, аббревиатуры Министерства, порядкового номера документа в массиве данных документов и даты регистрации.
Регистрационный номер входящего документа оформляется следующим образом:
"ВХ-13/МТСР-3129, ОГ-13/Ш-3129 или ОГ-13/Ш-3129лп от 15.09.2013", где:
- ВХ - аббревиатура вида документа;
- ОГ - код темы документа ("обращения граждан");
- 13 - год документа;
- МТСР - аббревиатура наименования Министерства;
- Ш - первая буква фамилии обратившегося гражданина при регистрации обращений граждан;
- 3129 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных входящих документов;
- лп - обращения граждан, поступившие в ходе личного приема Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра.
В случае повторного поступления обращения одного и того же адресата в регистрационный номер добавляется буква (п) - ("повторно").
- 15.09.2013 - дата регистрации.
Регистрационный номер исходящего документа оформляется следующим образом:
"ИСХ-13/МТСР-2020, ИСХ-13/МТСР-2020ж или ИСХ-13/МТСР-2020лп от 15.09.2013", где:
- ИСХ - аббревиатура вида документа;
- 13 - год документа;
- МТСР - аббревиатура наименования Министерства;
- 2020 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных исходящих документов;
- ж - ответ на обращения граждан;
- лп - ответ на обращения граждан, поступившие в ходе личного приема Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра;
- 15.09.2013 - дата регистрации.
Регистрационный номер внутреннего документа оформляется следующим образом:
"ВНТ-13/МТСР-100 или ВНТ-13/МТСР-100ж от 15.09.2013", где:
- ВНТ - аббревиатура вида документа;
- 13 - год документа;
- МТСР - аббревиатура наименования Министерства;
- 100 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных внутренних документов;
- ж - информация по обращениям граждан;
- 15.09.2013 - дата регистрации.
Присвоенный номер документа переносится в регистрационный штамп. На документах, указанных в пунктах 41 настоящей Инструкции, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, который содержит дату поступления документа и его регистрационный номер.
При подготовке ответов Министерства заинтересованным лицам в исходящем документе Министерства указываются исходящий регистрационный номер и дата документа, на который подготовлен ответ Министерства.
72. Адресат документа.
В качестве адресата документа могут выступать граждане, организации, их структурные подразделения, должностные или иные лица. Если адресатом документа является должностное лицо, его инициалы указываются перед фамилией.
Наименование адресата - организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:
Министерство экономики
Омской области
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации, ее структурного подразделения, должность и фамилия должностного лица указываются в дательном падеже, например:
Министру финансов
Омской области
Р.Ф. Фоминой
При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Директору автономного
стационарного учреждения
Омской области "Тарский
психоневрологический интернат"
В.М. Самодумцевой
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 10.06.2014 № 90-п)
Если адресатом документа являются несколько организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям управлений
Министерства труда
и социального развития
Омской области
Руководителям департаментов
Министерства труда
и социального развития
Омской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым; третьим, четвертым адресатами не указывается.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес организации, ее структурных подразделений, должностного или иного лица. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221.
При адресации письма в организацию указывается ее наименование и почтовый адрес, например:
Бюджетное учреждение
Омской области "Комплексный
центр социального обслуживания
населения "Любава"
Мира просп., д. 91 корп. 1,
г. Омск, 644043
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Иванову И.И.
Дианова ул., д. 5, кв. 12,
г. Омск, 644089
Реквизит "Адресат документа" на бланке документов Министерства располагается не выше герба Омской области,
73. Наименование либо аннотация документа.
Реквизит "Наименование либо аннотация документа" составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы). Наименование либо аннотация документа должны быть краткими, точно передающими содержание документа.
Наименование либо аннотация документа, состоящие из двух и более строк, печатаются через один межстрочный интервал. Наименование либо аннотация документа пишутся с прописной буквы, оформляются под реквизитами бланка и кавычками не выделяются, точка в конце не ставится. Наименование либо аннотация документа отделяются от текста 1 - 2 межстрочными интервалами, оформляются по ширине реквизита бланка центрованным способом.
Наименование либо аннотация документа должны отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:
Об участии в межрегиональной конференции
"чего?" ("кого?"), например:
Должностной регламент помощника Министра труда и социального развития Омской области.
74.
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 20 января 2014 г. № 9-п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
МИНИСТЕРСТВА ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Министерства труда и социального развития
Омской области от 04.06.2014 № 88-п, от 10.06.2014 № 90-п,
от 17.04.2015 № 67-п, от 22.06.2015 № 92-п)
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, пунктом 1 Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области, утвержденной Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года № 113, а также в целях упорядочения работы с документами в Министерстве труда и социального развития Омской области (далее - Министерство) приказываю:
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 17.04.2015 № 67-п)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству Министерства (далее - Инструкция).
2. Отделу документооборота департамента информационных технологий и документооборота Министерства:
1) в течение 10 рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа разработать проекты распоряжений Министерства:
- об утверждении перечня работников Министерства, имеющих полномочия хранить печати Министерства;
- об утверждении перечня работников Министерства, имеющих полномочия заверять копии документов в Министерстве;
- о назначении ответственных за делопроизводство в секторах, отделах, управлениях Министерства;
2) в десятидневный срок со дня вступления в силу настоящего приказа ознакомить с Инструкцией работников Министерства и обеспечить ее выполнение в полном объеме.
3. Признать утратившими силу:
1) приказ Министерства от 16 апреля 2004 года № 84 "Об утверждении инструкции по делопроизводству Министерства труда и социального развития Омской области";
2) приказ Министерства от 20 апреля 2004 года № 87 "О введении в действие печатей и штампов Министерства труда и социального развития Омской области";
3) приказ Министерства от 20 апреля 2004 года № 88 "О введении в действие бланков Министерства труда и социального развития Омской области";
4) приказ Министерства от 27 апреля 2004 года № 94 "О внесении изменений и дополнений в приказ Министерства труда и социального развития Омской области от 16 апреля 2004 года № 84 "Об утверждении инструкции по делопроизводству Министерства труда и социального развития Омской области";
5) приказ Министерства от 18 ноября 2004 года № 186 "О внесении дополнений в приказ Министерства труда и социального развития Омской области от 24 апреля 2004 года № 87 "О введении в действие печатей и штампов Министерства труда и социального развития Омской области";
6) распоряжение Министерства от 20 февраля 2009 года № 119-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве труда и социального развития Омской области, территориальных органах Министерства труда и социального развития Омской области и государственных учреждениях Омской области, находящихся в ведении Министерства труда и социального развития Омской области";
7) распоряжение Министерства от 21 мая 2009 года № 260-р "О внесении изменений в распоряжение Министерства труда и социального развития Омской области от 20 февраля 2009 года № 119-р";
8) распоряжение Министерства от 17 января 2012 года № 12-р "О внесении изменений в распоряжение Министерства труда и социального развития Омской области от 20 февраля 2012 года № 119-р".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра труда и социального развития Омской области Л.Н. Нагорную.
Министр
М.Ю.Дитятковский
Приложение
к приказу
Министерства труда
и социального развития
Омской области
от 20 января 2014 г. № 9-п
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству Министерства труда
и социального развития Омской области
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Министерства труда и социального развития
Омской области от 04.06.2014 № 88-п, от 10.06.2014 № 90-п,
от 17.04.2015 № 67-п, от 22.06.2015 № 92-п)
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция определяет основные правила делопроизводства в Министерстве труда и социального развития Омской области (далее - Министерство) и устанавливает требования к организации работы с документами в Министерстве, в том числе в части порядка приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), хранения и использования документов.
2. Настоящая Инструкция разработана на основании части 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года № 263, Указа Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года № 34 "О Регламенте Правительства Омской области", Указа Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года № 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области".
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО, определяется перечнем документов, создание, использование и хранение которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов по форме согласно приложению № 1 к настоящей Инструкции.
4. Настоящая Инструкция не применяется к правилам делопроизводства в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
5. Отдел документооборота департамента информационных технологий и документооборота Министерства (далее - отдел документооборота):
1) обеспечивает организацию, ведение и совершенствование системы документооборота Министерства на основе применения современных технических средств в работе с документами;
2) осуществляет контроль за соблюдением структурными подразделениями Министерства единой системы делопроизводства;
3) осуществляет методическое руководство деятельностью структурных подразделений Министерства по работе с документами.
6. В соответствии с распоряжением Министерства, подготавливаемым отделом документооборота, определяются работники Министерства, ответственные за ведение делопроизводства в секторах, отделах, управлениях Министерства.
Работники Министерства, ответственные за делопроизводство в секторах, отделах, управлениях Министерства, обеспечивают учет и сохранность документов, предусмотренных номенклатурой дел Министерства, ведут и формируют дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства, передают их на хранение в архив Министерства.
7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Министерства обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО.
При увольнении или переходе на другую работу работник Министерства должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Министерства, сдаются в архив Министерства.
В случае болезни работника Министерства вопрос передачи документов, находящихся у него на исполнении (контроле), решается руководителем, давшим поручение.
8. Работники Министерства несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции.
9. Передача документов или их копий работникам иных органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организациям, должностным или иным лицам допускается только по согласованию с Министром труда и социального развития Омской области (далее - Министр), первым заместителем Министра, заместителем Министра при наличии официального письменного запроса в адрес Министерства.
2. Требования к организации документооборота в Министерстве
10. В документообороте Министерства выделяются следующие виды документации:
1) входящая (поступающая) документация;
2) исходящая (отправляемая) документация;
3) внутренняя документация.
В документообороте Министерства используется СЭДО Министерства, входящая в состав государственной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота Омской области" и предназначенная для создания, согласования, регистрации и осуществления контроля исполнения документов, поступающих в Министерство на согласование, а также для ведения учета оборота поступающих, отправляемых и внутренних документов Министерства.
Документы, создаваемые в Министерстве и поступающие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭДО после сканирования и создания электронных образов документов. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
11. В Министерстве доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.
С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляется и отправляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи доставляются и отправляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные образы документов из СЭДО органов государственной власти и иных организаций.
12. Документы, поступающие в адрес Министерства или на имя Министра, регистрируются в отделе документооборота и направляются помощнику Министра для предварительного рассмотрения в целях распределения поступивших документов на документы, требующие обязательного рассмотрения Министром или первым заместителем Министра, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями и направляемые непосредственно в структурные подразделения Министерства.
13. По результатам рассмотрения документов Министр, первый заместитель Министра, заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями дают поручения в форме резолюций, с занесением резолюций в СЭДО.
Оригинал документа вместе с резолюцией направляется лицу, указанному в резолюции первым, либо исполнителю, напротив фамилии которого стоит отметка "оригинал", "обобщение", "отв." и т.п. Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями документа и осуществляют работу по документу согласно резолюции по электронному образу в СЭДО Министерства по поручению руководителя.
Все последующие резолюции на документе не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.
Средствами СЭДО осуществляется автоматическое оповещение исполнителей, имеющих доступ к СЭДО, о наличии резолюции.
14. Сроки исполнения документов заносятся в СЭДО.
15. Поручения Министра по результатам аппаратных совещаний у Министра заносятся в СЭДО.
16. Организация работы исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций вышестоящих должностных лиц. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, согласование с заинтересованными должностными лицами, доработку и представление проекта документа на подпись руководителю.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
17. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей документа, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов и материалов в соответствии с федеральным и областным законодательством.
18. Соисполнители имеют право:
1) докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, только по поручению (предложению) ответственного исполнителя;
2) вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием.
19. Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.
20. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется исходя из содержания документа или резолюции).
21. После исполнения документа в СЭДО проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
22. Ошибочно доставленные в Министерство документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
Конверты с документами, поступившими в адрес структурных подразделений Министерства, а также с пометкой "лично" передаются по назначению без вскрытия.
23. Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время доставки и получения документа. Сохраняются и прилагаются конверты к документам, полученным от граждан и организаций (в том числе исковые заявления от них), из судебных органов, органов прокуратуры, правоохранительных, иных контролирующих и надзорных органов.
24. Предварительное рассмотрение входящих документов Министерства осуществляется работником отдела документооборота.
25. Первичная обработка поступивших в Министерство документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации в отделе документооборота. Документы, не подлежащие регистрации в отделе документооборота, определяются в соответствии с перечнем согласно приложению № 2 к настоящей Инструкции. Документы, не подлежащие регистрации в отделе документооборота, передаются в структурные подразделения Министерства по назначению.
В СЭДО обработке подлежат электронные документы, которые подписаны ЭП, признанной действительной. При получении электронных документов, подписанных ЭП, отдел документооборота производит проверку действительности ЭП должностного лица - автора документа.
При получении электронного образа документа, подписанного ЭП, отдел документооборота производит проверку действительности ЭП сотрудника подразделения делопроизводства, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе, подписанному должностным лицом - автором документа.
При обнаружении некомплектности или повреждении электронных документов, электронных образов документов, отсутствии или признании ЭП недействительной отдел документооборота направляет отправителю уведомление об отказе в приеме к обработке такого документа. Уведомление подписывается ЭП работника Министерства, признавшего ЭП недействительной.
26. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Министерства.
27. Документы, направляемые на подпись Министру, первому заместителю Министра или заместителям Министра, должны быть завизированы ответственным исполнителем в соответствии с пунктом 44 Инструкции.
Регистрация и дальнейшая отправка отделом документооборота осуществляются только при наличии электронного образа документа, который передается с помощью СЭДО. При отсутствии рабочего места в СЭДО электронный образ документа передается с использованием электронных носителей информации.
28. Документ, отправленный по факсу, электронной почте, подлежит отправке в соответствии с пунктом 31 настоящей Инструкции.
Ответственный исполнитель принимает решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе.
29. Отправка документов осуществляется отделом документооборота. По средствам электронной и факсимильной связи отправка осуществляется ответственным исполнителем.
30. Исходящие документы передаются с помощью СЭДО, почтовой, фельдъегерской, электронной связью. Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ.
31. Обработка документов для отправки почтовой связью (упаковка, адресация, проставление стоимости почтовых услуг) осуществляется отделом документооборота в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221, документов, отправляемых телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличия приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
32. Документы отправляются отделом документооборота в день их регистрации или на следующий рабочий день после их подписания, после чего оригинал (или копия документа при подготовке документа на бумажном носителе) подшивается в дело.
33. Исходящие документы передаются для отправки без конвертов.
Документы, отправляемые почтовой связью, но в один адрес, могут быть вложены в один конверт.
34. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ.
35. Вопросы срочной доставки документов решаются руководителем, подписавшим документ. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
36. Реестр на корреспонденцию, отправляемую фельдъегерской связью, печатается в отделе документооборота в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вручается фельдъегерю, второй - подшивается в дело.
Реестры в течение календарного года хранятся в отделе документооборота, а по истечении указанного срока сдаются в архив Министерства.
37. Персональная ответственность за правильность передачи документов по каналам факсимильной связи возлагается на работников, ответственных за исполнение документа.
38. Документы, за исключением документов, направляемых членам Правительства Омской области, руководителям органов исполнительной власти Омской области (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, обращений граждан, книг, диаграмм, документов форматом более А4, документов, выполненных рукописным способом), а также все документы, направляемые в Законодательное Собрание Омской области, Администрацию города Омска, передаются работником отдела документооборота через соответствующие папки в отделе учета и обработки документов управления информационного обеспечения и документооборота Аппарата Губернатора и Правительства Омской области. Документы, направляемые членам Правительства Омской области, руководителям органов исполнительной власти Омской области (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, обращений граждан, книг, диаграмм, документов форматом более А4, документов, выполненных рукописным способом), передаются с использованием СЭДО. Документы, адресуемые иным заинтересованным лицам, направляются посредством почтовой связи либо доставляются им лично (в приемные указанных лиц).
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 22.06.2015 № 92-п)
39. Посредством электронной связи осуществляется отправка телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
40. Обмен документов в Министерстве осуществляется через отдел документооборота.
41. Все документы в Министерстве, в том числе документы, указанные в пункте 43 настоящей Инструкции, в случае если в них имеются поручения Министра, первого заместителя Министра или заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями, регистрируются в СЭДО.
42. Все входящие и исходящие документы за определенный период времени (месяц, год) подлежат количественному учету для определения объема документооборота.
Учет документов в СЭДО ведется раздельно по входящим и исходящим документам, а также по корреспондентам (адресатам).
Подсчет количества документов производится при помощи СЭДО.
За единицу подсчета принимается экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении (за исключением случаев, когда копия представляет собой единственный экземпляр документа).
При учете, исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Единицей подсчета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО.
43. Информационные, служебные и пояснительные записки на имя Министра, первого заместителя Министра, заместителя Министра или руководителей структурных подразделений Министерства, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются соответствующими должностными лицами Министерства, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования в работе) в структурные подразделения Министерства или помещаются в дела Министерства.
Вышеуказанные документы в электронном виде в СЭДО являются юридически значимыми.
44. Документы, указанные в пункте 41 настоящей Инструкции, подписываются исполнителями, согласовываются с руководителем структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку данного документа, первым заместителем Министра, заместителем Министра, координирующим деятельность данного структурного подразделения Министерства.
45. Отдел документооборота формирует и представляет Министру документы для рассмотрения три раза в день (в 9.00, 12.00 и 16.00 час). Документы для рассмотрения представляются первому заместителю Министра, заместителям Министра отделом документооборота три раза в день по мере их поступления от Министра.
3. Регистрация документов в Министерстве
46. Регистрация документов в Министерстве - фиксация факта создания или прямого поступления документа путем присвоения ему регистрационного номера и даты документа.
47. Входящие документы, поступившие в Министерство, регистрируются независимо от способа их доставки и передачи один раз в день поступления, при поступлении указанных документов в нерабочее время - на следующий день, создаваемые в Министерстве документы - в день подписания или утверждения либо при поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день.
Служебные документы, которые поступили в Министерство, минуя отдел документооборота, должны быть сданы в отдел документооборота для регистрации в тот же день.
48. Документы регистрируются и учитываются отделом документооборота в СЭДО путем создания регистрационно-контрольных карточек документов (далее - РКК) с включением в них электронных документов или электронных образов документов, проставлением оттиска штампа по форме согласно приложению № 3 к настоящей Инструкции и заполнением следующих полей:
1) входящий номер;
2) индекс дела;
3) дата регистрации;
4) корреспондент;
5) адрес корреспондента;
6) номер документа;
7) дата документа;
8) автор документа;
9) заголовок (краткое содержание);
10) вид документа;
11) вид доставки;
12) отметка о срочности;
13) пришло из;
14) тематика;
15) кому (на рассмотрение);
16) у кого находится подлинник;
17) сопроводительная информация;
18) вложения;
19) текст документа;
20) количество листов основного документа;
21) количество приложений;
22) общее число листов приложений.
49. Документы, поступившие на бумажном носителе, включаются в СЭДО после сканирования и создания электронного образа документа. Включение электронного образа документа в СЭДО возможно только после его сравнения с подлинником документа. После включения электронного образа документа в СЭДО заверяется ЭП работника отдела документооборота, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе. Не подлежат сканированию:
1) сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;
2) книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата;
3) материалы с малоразборчивым текстом;
4) письма граждан, приложенные к документам.
Принятие документов, поступивших на бумажном носителе, подтверждается оттиском штампа по форме согласно приложению № 4 к настоящей Инструкции.
Электронные документы и электронные образы документов регистрируются в СЭДО после проверки действительности ЭП, не прошедшие проверку действительности - после получения подлинника на бумажном носителе.
50. Регистрация отправляемых документов осуществляется в отделе документооборота путем создания РКК исходящего документа с включением в них электронных документов или электронных образов документов и заполнением следующих полей:
1) исходящий номер;
2) индекс дела;
3) дата;
4) корреспондент;
5) адрес корреспондента;
6) адресат;
7) должность;
8) заголовок;
9) вид документа;
10) отметка о срочности;
11) ФИО;
12) вид отправки;
13) адресаты;
14) у кого находится подлинник;
15) сопроводительная информация (примечание);
16) исполнитель документа из органа исполнительной власти Омской области;
17) вложения;
18) текст документа;
19) количество листов основного документа;
20) количество вложений;
21) количество приложений;
22) общее количество приложений.
51. Перед регистрацией отправляемого документа производится проверка правильности оформления, комплектности документа, соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки, сверка соответствия текстов подписанного и завизированного экземпляра документа, сортировка документов по способу исполнения (простая и заказная почта), проверяется наличие подписи, виз, приложений, отметки об исполнителе, правильность написания адресата, номера и даты документа, на который делается ссылка. Перед регистрацией электронных документов производится проверка аутентичности и действительности ЭП должностного лица, подписавшего документ.
51.1. Регистрация отправляемых документов, требующих подписания двумя и более должностными лицами, производится на бланке Министерства при наличии всех подписей и полного пакета документов.
(п. 51.1 введен Приказом Министерства труда и социального развития Омской области от 17.04.2015 № 67-п)
52. Неправильно оформленные документы возвращаются отделом документооборота ответственному исполнителю на доработку.
53. На исходящем документе Министерства указывается дата, оформленная цифровым способом, и регистрационный номер. Регистрационный номер состоит из вида документа, года, аббревиатуры наименования Министерства, порядкового номера документа.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, оставшейся в деле.
Для формирования почтовых уведомлений к заказной корреспонденции используется оттиск штампа по форме согласно приложению № 5 к настоящей Инструкции.
54. Регистрация внутренних документов осуществляется в отделе документооборота с внесением в СЭДО следующих реквизитов:
1) внутренний номер;
2) дата;
3) вид документа;
4) получатель;
5) исполнитель документа;
6) автор документа;
7) заголовок;
8) индекс дела;
9) указание по исполнению документа.
55. Основным принципом регистрации документов в Министерстве является однократность.
56. Приказы и распоряжения Министерства, обращения граждан и поручения Министра регистрируются в соответствующих разделах СЭДО. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.
57. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Служебные записки, направляемые Министру и лицу, замещающему Министра в период замещения, регистрируются отделом документооборота. Служебные записки между структурными подразделениями Министерства регистрируются самостоятельно.
58. Зарегистрированные документы Министерства ставятся на контроль и снимаются с контроля в соответствии с приказом Министерства от 12 апреля 2013 года № 27-п "О Порядке осуществления контроля за исполнением правовых актов, поручений и иных документов в Министерстве труда и социального развития Омской области".
4. Оформление документов в Министерстве
59. В Министерстве документы оформляются на белой бумаге или на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов, должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).
В Министерстве создаются и используются:
1) электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;
2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДО.
60. Документы должны печататься четким шрифтом с применением шрифта "Times New Roman Cyr", размер шрифта "14", с одной стороны листа.
61. При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.
Для нумерации страниц используется шрифт "Times New Roman Cyr", размер шрифта "12". Приложение к документу нумеруется отдельно.
62. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь следующие поля:
1) левое - от 2,5 до 3,5 см;
2) правое - от 1,25 до 2,25 см;
3) верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.
63. Межстрочный интервал в документах должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.
64. Бланки Министерства имеют угловой или продольный вариант расположения реквизитов. При угловом варианте бланка реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.
65. В Министерстве установлены следующие виды бланков документов:
1) бланк приказа Министерства согласно приложению № 6 к настоящей Инструкции;
2) бланк распоряжения Министерства согласно приложению № 7 к настоящей Инструкции;
3) бланк письма Министерства согласно приложению № 8 к настоящей Инструкции;
4) иные виды бланков. Иные виды бланков могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники. При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов. Электронные шаблоны бланков документов хранятся в СЭДО.
66. Совместные документы, подписываемые от имени Министерства и заинтересованных лиц, оформляются без бланка.
5. Порядок оформления реквизитов документов Министерства
67. Герб Омской области.
Герб Омской области помещают на бланки правовых актов Министерства и писем Министерства в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области" и Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года № 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области".
68. Наименование Министерства.
Наименование Министерства должно соответствовать наименованию, указанному в Положении о Министерстве, утвержденном Указом Губернатора Омской области от 23 мая 2008 года № 56.
69. Справочные данные о Министерстве.
Справочные данные о Министерстве указываются на бланках писем Министерства и включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты и др.).
70. Дата документа.
Датой документа является дата подписания (письма, правового акта и др.), дата утверждения (плана, положения, отчета и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протоколе, акте и др.).
Совместные документы, подписываемые от имени Министерства и заинтересованных лиц, должны иметь одну дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (например, "07.09.2013").
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа (например, "18 февраля 2013 года").
В тексте документа дата оформляется словесно-цифровым способом (например, "18 марта 2013 года").
Подписанный ЭП электронный документ должен иметь метку времени -достоверную информацию о моменте подписания, которая присоединена к указанному электронному документу или иным образом связана с ним.
71. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из аббревиатуры вида и года документа, аббревиатуры Министерства, порядкового номера документа в массиве данных документов и даты регистрации.
Регистрационный номер входящего документа оформляется следующим образом:
"ВХ-13/МТСР-3129, ОГ-13/Ш-3129 или ОГ-13/Ш-3129лп от 15.09.2013", где:
- ВХ - аббревиатура вида документа;
- ОГ - код темы документа ("обращения граждан");
- 13 - год документа;
- МТСР - аббревиатура наименования Министерства;
- Ш - первая буква фамилии обратившегося гражданина при регистрации обращений граждан;
- 3129 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных входящих документов;
- лп - обращения граждан, поступившие в ходе личного приема Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра.
В случае повторного поступления обращения одного и того же адресата в регистрационный номер добавляется буква (п) - ("повторно").
- 15.09.2013 - дата регистрации.
Регистрационный номер исходящего документа оформляется следующим образом:
"ИСХ-13/МТСР-2020, ИСХ-13/МТСР-2020ж или ИСХ-13/МТСР-2020лп от 15.09.2013", где:
- ИСХ - аббревиатура вида документа;
- 13 - год документа;
- МТСР - аббревиатура наименования Министерства;
- 2020 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных исходящих документов;
- ж - ответ на обращения граждан;
- лп - ответ на обращения граждан, поступившие в ходе личного приема Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра;
- 15.09.2013 - дата регистрации.
Регистрационный номер внутреннего документа оформляется следующим образом:
"ВНТ-13/МТСР-100 или ВНТ-13/МТСР-100ж от 15.09.2013", где:
- ВНТ - аббревиатура вида документа;
- 13 - год документа;
- МТСР - аббревиатура наименования Министерства;
- 100 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных внутренних документов;
- ж - информация по обращениям граждан;
- 15.09.2013 - дата регистрации.
Присвоенный номер документа переносится в регистрационный штамп. На документах, указанных в пунктах 41 настоящей Инструкции, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, который содержит дату поступления документа и его регистрационный номер.
При подготовке ответов Министерства заинтересованным лицам в исходящем документе Министерства указываются исходящий регистрационный номер и дата документа, на который подготовлен ответ Министерства.
72. Адресат документа.
В качестве адресата документа могут выступать граждане, организации, их структурные подразделения, должностные или иные лица. Если адресатом документа является должностное лицо, его инициалы указываются перед фамилией.
Наименование адресата - организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:
Министерство экономики
Омской области
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации, ее структурного подразделения, должность и фамилия должностного лица указываются в дательном падеже, например:
Министру финансов
Омской области
Р.Ф. Фоминой
При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Директору автономного
стационарного учреждения
Омской области "Тарский
психоневрологический интернат"
В.М. Самодумцевой
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 10.06.2014 № 90-п)
Если адресатом документа являются несколько организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям управлений
Министерства труда
и социального развития
Омской области
Руководителям департаментов
Министерства труда
и социального развития
Омской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым; третьим, четвертым адресатами не указывается.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес организации, ее структурных подразделений, должностного или иного лица. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221.
При адресации письма в организацию указывается ее наименование и почтовый адрес, например:
Бюджетное учреждение
Омской области "Комплексный
центр социального обслуживания
населения "Любава"
Мира просп., д. 91 корп. 1,
г. Омск, 644043
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Иванову И.И.
Дианова ул., д. 5, кв. 12,
г. Омск, 644089
Реквизит "Адресат документа" на бланке документов Министерства располагается не выше герба Омской области,
73. Наименование либо аннотация документа.
Реквизит "Наименование либо аннотация документа" составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы). Наименование либо аннотация документа должны быть краткими, точно передающими содержание документа.
Наименование либо аннотация документа, состоящие из двух и более строк, печатаются через один межстрочный интервал. Наименование либо аннотация документа пишутся с прописной буквы, оформляются под реквизитами бланка и кавычками не выделяются, точка в конце не ставится. Наименование либо аннотация документа отделяются от текста 1 - 2 межстрочными интервалами, оформляются по ширине реквизита бланка центрованным способом.
Наименование либо аннотация документа должны отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:
Об участии в межрегиональной конференции
"чего?" ("кого?"), например:
Должностной регламент помощника Министра труда и социального развития Омской области.
74.