Распоряжение Администрации города Омска от 30.12.2014 N 440-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Омска"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОМСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 30 декабря 2014 г. № 440-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОМСКА
Руководствуясь Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Омска:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Омска (далее - Инструкция).
2. Управлению делами Администрации города Омска:
1) обеспечить методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции;
2) довести Инструкцию до сведения руководителей Администрации города Омска, руководителей структурных подразделений Администрации города Омска.
3. Департаменту информационной политики Администрации города Омска опубликовать настоящее распоряжение в средствах массовой информации и разместить в сети "Интернет" на официальном сайте Администрации города Омска.
4. Настоящее распоряжение вступает в силу с 15 января 2015 года.
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Мэра города Омска, управляющего делами Администрации города Омска А.А. Меньшова.
Мэр города Омска
В.В.Двораковский
Приложение
к распоряжению Администрации города Омска
от 30 декабря 2014 г. № 440-р
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Администрации города Омска
1. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Омска (далее - Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами, не носящими секретный характер, в Администрации города Омска.
2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
3. Основным инструментом документационного взаимодействия структурных подразделений Администрации города Омска (далее - структурные подразделения), а также межведомственного взаимодействия, при осуществлении делопроизводства и организации документооборота, является муниципальная информационная система "Система электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска" (далее - СЭДД).
4. В качестве достаточного и легитимного способа подтверждения действий руководителей при подготовке, рассмотрении, согласовании и подписании документов в СЭДД признаются отметки СЭДД, сохраняемые в соответствующих базах, отражаемые в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) и иных визуальных формах СЭДД и содержащие специальный идентификатор должностного лица (Lotus-имени), дату и время произведенных действий.
5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
6. Особенности работы с документами, содержащими информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной, служебную информацию, персональные данные, документами с пометкой "Для служебного пользования", регулируются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
7. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
8. Методическое руководство по ведению делопроизводства и контроль за соблюдением структурными подразделениями установленного порядка ведения делопроизводства осуществляет управление делами Администрации города Омска (далее - управление делами).
9. Ответственность за организацию и ведение документационного обеспечения в структурных подразделениях, соблюдение установленных в Администрации города Омска правил и порядка работы с документами возлагается на руководителей структурных подразделений.
10. Правила и порядок работы с документами в Администрации города Омска, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Администрации города Омска (далее по тексту настоящего раздела - работники).
11. Работники несут персональную ответственность за исполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов, соблюдение конфиденциальности изложенной в документах информации.
В случае утраты документов работники немедленно докладывают об этом непосредственному руководителю.
12. Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку работник обязан передать находящиеся у него на исполнении, контроле или хранении документы лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. Непереданные документы считаются неисполненными.
2. Основные понятия
13. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
- автор документа - государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, создавшее документ;
- бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
- вид документ - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
- внутренний документ - переписка между структурными подразделениями, работниками Администрации города Омска (письмо, служебная записка, заявление, заявка), иное документационное взаимодействие внутри Администрации города Омска;
- входящий документ (входящая корреспонденция) - официальный документ, поступивший от органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее - сторонняя организация);
- дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или сфере деятельности;
- делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
- документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке;
- документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
- заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
- исходящий документ - официальный документ, созданный для отправки в стороннюю организацию;
- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, с указанием сроков их хранения;
- оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
- письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый должностным лицом адресату;
- подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
- регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - запись базы данных СЭДД, отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя содержание документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и отражающие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;
- регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
- реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
- сканирование документа - получение электронного образа документа;
- служба документационного обеспечения - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства;
- СЭДД - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
- формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
- электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, заверенный электронной подписью;
- электронный документооборот - документооборот с применением СЭДД;
- электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
- электронный шаблон бланка документа - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
- юридическая сила документа - свойство официального документа, в соответствии с законодательством Российской Федерации позволяющее использовать документ отдельно или в сочетании с другими документами для совершения юридически значимых действий.
3. Технические требования к оформлению документов
14. Текст документов печатается шрифтом черного цвета с применением компьютерной техники. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше, шрифт "Times New Roman Cyr" размером 14.
Допускается при большом объеме текста применение в таблицах, оформленных приложениями к документу, формата Exel, шрифта меньшего размера, а также шрифта "Arial".
4. Бланки документов
15. Документы, создаваемые в Администрации города Омска, оформляются на бланках, установленной формы (далее - бланки документов), на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
16. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов в цветном изображении с полноцветным воспроизведением герба города Омска. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. На оборотной стороне бланков документов типографским способом проставляются порядковые номера.
17. При подготовке документов используются электронные шаблоны бланков документов.
18. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
- левое - от 2 до 3,5 см;
- правое - от 1 до 2,25 см;
- верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.
19. В Администрации города Омска устанавливаются следующие виды бланков документов:
- бланк письма Мэра города Омска - подписывает Мэр города Омска, печатаются инициалы и фамилия Мэра города Омска (приложения № № 1, 2);
- бланк письма первого заместителя Мэра города Омска - подписывает первый заместитель Мэра города Омска, печатаются инициалы и фамилия первого заместителя Мэра города Омска (приложения № № 3, 4);
- бланк письма Администрации города Омска - подписывают заместители Мэра города Омска, печатаются должность, инициалы и фамилия заместителя Мэра города Омска (приложения № № 5, 6);
- бланк постановления Администрации города Омска (приложение № 7);
- бланк распоряжения Администрации города Омска (приложение № 8);
- бланк постановления Мэра города Омска (приложение № 9);
- бланк распоряжения Мэра города Омска (приложение № 10);
- бланки приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений;
- бланки писем структурных подразделений.
20. Бланки постановлений и распоряжений Мэра города Омска, Администрации города Омска хранятся в секторе по работе с распорядительными документами общего отдела управления делами (далее - сектор по работе с распорядительными документами).
21. Бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска хранятся в секторе по работе со служебной документацией общего отдела управления делами (далее - сектор по работе со служебной документацией).
22. Бланки приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений используются на основании соответствующих положений о структурных подразделениях, изготавливаются структурными подразделениями самостоятельно на основании образца, утверждаемого заместителем Мэра города Омска, управляющим делами Администрации города Омска (далее - управляющий делами), и хранятся непосредственно в структурных подразделениях.
23. Бланки документов должны использоваться строго по назначению. Учет бланков документов ведется раздельно по видам бланков.
24. Бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска выдаются под роспись советникам Мэра города Омска, работникам Аппарата Мэра города Омска, советникам первых заместителей Мэра города Омска, советникам заместителей Мэра города Омска, советникам руководителей структурных подразделений (далее - советники руководителей) или лицам, ответственным за документационное обеспечение в структурных подразделениях, в количестве до 10 штук, в исключительных случаях до 20 штук, после отчета об использовании ранее выданных бланков.
25. За использованные бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска советники руководителей или лица, ответственные за документационное обеспечение в структурных подразделениях, отчитываются в сектор по работе со служебной документацией ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным.
26. Учет бланков приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений осуществляется службами документационного обеспечения структурных подразделений или лицами, ответственными за документационное обеспечение в структурных подразделениях.
27. Испорченные бланки постановлений и распоряжений Мэра города Омска, Администрации города Омска сдаются в сектор по работе с распорядительными документами, а испорченные бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска - в сектор по работе со служебной документацией, после чего уничтожаются постоянно действующей комиссией по уничтожению бланков.
28. Испорченные бланки приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений погашаются и уничтожаются комиссиями соответствующих структурных подразделений.
29. При переписке в Администрации города Омска бланки писем не используются. Переписка осуществляется в СЭДД. Документы подписываются электронной подписью.
Изготовление бланков писем с изображением герба города Омска средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
5. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
30. Наименование структурного подразделения, используемое на бланках приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений, должно соответствовать наименованию данного структурного подразделения, указанному в положении о нем.
31. Справочные данные о структурном подразделении включают почтовый адрес и номер телефона структурного подразделения.
32. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 30 декабря 1993 года № 299.
33. Датой документа является дата его подписания (правовые акты, служебные письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ, и должна соответствовать дате передачи документа в службу документационного обеспечения соответствующего структурного подразделения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться.
Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями, должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от вида документа:
- на правовых актах Администрации города Омска, Мэра города Омска, приказах (распоряжениях) руководителей структурных подразделений, а также на документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 25 марта 2015 года);
- в остальных случаях используется цифровой способ оформления даты в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например: 25.03.2015).
34. Обязательным элементом оформления документа является его регистрационный номер.
Регистрационный номер документа присваивается службой документационного обеспечения соответствующего структурного подразделения, если иное не определено настоящей Инструкцией. Регистрационный номер документов за подписью Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, входящих в аппарат управления Администрации города Омска, а также документов управления делами присваивается сектором по работе со служебной документацией.
Регистрационный номер документа формируется следующим образом:
- входящие документы: Вх-XXX/N;
- входящие нормативно-правовые акты (НПА): Вх-НПА-XXX/N;
- исходящие документы: Исх-ХХХ/индекс номенклатурного дела - N;
- внутренние документы (переписка между структурными подразделениями): Вн-XXX/N;
- внутренние документы (переписка внутри структурного подразделения): СЗ-XXX/№ (XXX - буквенное обозначение структурного подразделения; № - порядковый номер документа).
35. Ссылка на регистрационный исходящий номер и дату документа, поступившего из сторонней организации, проставляется при регистрации исходящего документа службой документационного обеспечения.
36. Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа конкретному должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, а при адресовании документа физическому лицу инициалы указываются после фамилии.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Например:
Администрация города Омска
Управление делами
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например:
Администрация города Омска
Управление делами
Начальнику отдела
А.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
Администрация города Омска
Гагарина ул., д. 34,
Омск, 644043
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
Калинину И.П.
ул. Гусарова, д. 5, кв. 12,
г. Омск, 644099
Во внутренних служебных письмах, направляемых руководителям структурных подразделений, в реквизите "Адресат" допускается указывать обобщенное сокращенное наименование получателей. Например:
Руководителям
структурных подразделений
На документе в его адресной части может быть указано не более четырех адресов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. В случае направления документа большему числу адресатов исполнителем оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается указатель рассылки. Указатель рассылки готовится и визируется исполнителем.
37. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (выравнивается по левому краю). При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи лица, утверждающего документ, и дата утверждения.
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Мэра города Омска
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
01.05.2014
При утверждении документа приказом (распоряжением) руководителя структурного подразделения, протоколом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕН") без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
УТВЕРЖДЕНО
приказом заместителя Мэра
города Омска, управляющего делами
Администрации города Омска
от 01.05.2014 № 270
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
38. К тексту документа может составляться заголовок. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок к тексту документа должен отвечать на вопрос "О чем?" ("О ком?"). Например: "Об изменении...", "О выделении..." и т.д. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа, располагается в левой части листа.
Заголовок к служебным письмам оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" шрифтом размером 12, возможно полужирного начертания, в 2 - 4 строки.
от 12.10.2013 № Вн-ДО/333
Запрос по обращению
В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
Заголовок начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
В документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки.
39.
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ОМСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 30 декабря 2014 г. № 440-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОМСКА
Руководствуясь Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Омска:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Омска (далее - Инструкция).
2. Управлению делами Администрации города Омска:
1) обеспечить методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции;
2) довести Инструкцию до сведения руководителей Администрации города Омска, руководителей структурных подразделений Администрации города Омска.
3. Департаменту информационной политики Администрации города Омска опубликовать настоящее распоряжение в средствах массовой информации и разместить в сети "Интернет" на официальном сайте Администрации города Омска.
4. Настоящее распоряжение вступает в силу с 15 января 2015 года.
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Мэра города Омска, управляющего делами Администрации города Омска А.А. Меньшова.
Мэр города Омска
В.В.Двораковский
Приложение
к распоряжению Администрации города Омска
от 30 декабря 2014 г. № 440-р
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Администрации города Омска
1. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Омска (далее - Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами, не носящими секретный характер, в Администрации города Омска.
2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
3. Основным инструментом документационного взаимодействия структурных подразделений Администрации города Омска (далее - структурные подразделения), а также межведомственного взаимодействия, при осуществлении делопроизводства и организации документооборота, является муниципальная информационная система "Система электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска" (далее - СЭДД).
4. В качестве достаточного и легитимного способа подтверждения действий руководителей при подготовке, рассмотрении, согласовании и подписании документов в СЭДД признаются отметки СЭДД, сохраняемые в соответствующих базах, отражаемые в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) и иных визуальных формах СЭДД и содержащие специальный идентификатор должностного лица (Lotus-имени), дату и время произведенных действий.
5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
6. Особенности работы с документами, содержащими информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной, служебную информацию, персональные данные, документами с пометкой "Для служебного пользования", регулируются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
7. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
8. Методическое руководство по ведению делопроизводства и контроль за соблюдением структурными подразделениями установленного порядка ведения делопроизводства осуществляет управление делами Администрации города Омска (далее - управление делами).
9. Ответственность за организацию и ведение документационного обеспечения в структурных подразделениях, соблюдение установленных в Администрации города Омска правил и порядка работы с документами возлагается на руководителей структурных подразделений.
10. Правила и порядок работы с документами в Администрации города Омска, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Администрации города Омска (далее по тексту настоящего раздела - работники).
11. Работники несут персональную ответственность за исполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов, соблюдение конфиденциальности изложенной в документах информации.
В случае утраты документов работники немедленно докладывают об этом непосредственному руководителю.
12. Перед увольнением, уходом в отпуск или отъездом в командировку работник обязан передать находящиеся у него на исполнении, контроле или хранении документы лицу, его замещающему, или иному должностному лицу по указанию непосредственного руководителя. Непереданные документы считаются неисполненными.
2. Основные понятия
13. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
- автор документа - государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое или физическое лицо, создавшее документ;
- бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
- вид документ - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
- внутренний документ - переписка между структурными подразделениями, работниками Администрации города Омска (письмо, служебная записка, заявление, заявка), иное документационное взаимодействие внутри Администрации города Омска;
- входящий документ (входящая корреспонденция) - официальный документ, поступивший от органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее - сторонняя организация);
- дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или сфере деятельности;
- делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
- документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке;
- документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
- заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
- исходящий документ - официальный документ, созданный для отправки в стороннюю организацию;
- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, с указанием сроков их хранения;
- оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
- письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый должностным лицом адресату;
- подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
- регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - запись базы данных СЭДД, отображаемая в ее визуальных формах, включающая в себя содержание документа и все реквизиты, необходимые для однозначной идентификации документа и отражающие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения;
- регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
- реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
- сканирование документа - получение электронного образа документа;
- служба документационного обеспечения - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства;
- СЭДД - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
- формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
- электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, заверенный электронной подписью;
- электронный документооборот - документооборот с применением СЭДД;
- электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
- электронный шаблон бланка документа - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
- юридическая сила документа - свойство официального документа, в соответствии с законодательством Российской Федерации позволяющее использовать документ отдельно или в сочетании с другими документами для совершения юридически значимых действий.
3. Технические требования к оформлению документов
14. Текст документов печатается шрифтом черного цвета с применением компьютерной техники. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше, шрифт "Times New Roman Cyr" размером 14.
Допускается при большом объеме текста применение в таблицах, оформленных приложениями к документу, формата Exel, шрифта меньшего размера, а также шрифта "Arial".
4. Бланки документов
15. Документы, создаваемые в Администрации города Омска, оформляются на бланках, установленной формы (далее - бланки документов), на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
16. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов в цветном изображении с полноцветным воспроизведением герба города Омска. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. На оборотной стороне бланков документов типографским способом проставляются порядковые номера.
17. При подготовке документов используются электронные шаблоны бланков документов.
18. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
- левое - от 2 до 3,5 см;
- правое - от 1 до 2,25 см;
- верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.
19. В Администрации города Омска устанавливаются следующие виды бланков документов:
- бланк письма Мэра города Омска - подписывает Мэр города Омска, печатаются инициалы и фамилия Мэра города Омска (приложения № № 1, 2);
- бланк письма первого заместителя Мэра города Омска - подписывает первый заместитель Мэра города Омска, печатаются инициалы и фамилия первого заместителя Мэра города Омска (приложения № № 3, 4);
- бланк письма Администрации города Омска - подписывают заместители Мэра города Омска, печатаются должность, инициалы и фамилия заместителя Мэра города Омска (приложения № № 5, 6);
- бланк постановления Администрации города Омска (приложение № 7);
- бланк распоряжения Администрации города Омска (приложение № 8);
- бланк постановления Мэра города Омска (приложение № 9);
- бланк распоряжения Мэра города Омска (приложение № 10);
- бланки приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений;
- бланки писем структурных подразделений.
20. Бланки постановлений и распоряжений Мэра города Омска, Администрации города Омска хранятся в секторе по работе с распорядительными документами общего отдела управления делами (далее - сектор по работе с распорядительными документами).
21. Бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска хранятся в секторе по работе со служебной документацией общего отдела управления делами (далее - сектор по работе со служебной документацией).
22. Бланки приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений используются на основании соответствующих положений о структурных подразделениях, изготавливаются структурными подразделениями самостоятельно на основании образца, утверждаемого заместителем Мэра города Омска, управляющим делами Администрации города Омска (далее - управляющий делами), и хранятся непосредственно в структурных подразделениях.
23. Бланки документов должны использоваться строго по назначению. Учет бланков документов ведется раздельно по видам бланков.
24. Бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска выдаются под роспись советникам Мэра города Омска, работникам Аппарата Мэра города Омска, советникам первых заместителей Мэра города Омска, советникам заместителей Мэра города Омска, советникам руководителей структурных подразделений (далее - советники руководителей) или лицам, ответственным за документационное обеспечение в структурных подразделениях, в количестве до 10 штук, в исключительных случаях до 20 штук, после отчета об использовании ранее выданных бланков.
25. За использованные бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска советники руководителей или лица, ответственные за документационное обеспечение в структурных подразделениях, отчитываются в сектор по работе со служебной документацией ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным.
26. Учет бланков приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений осуществляется службами документационного обеспечения структурных подразделений или лицами, ответственными за документационное обеспечение в структурных подразделениях.
27. Испорченные бланки постановлений и распоряжений Мэра города Омска, Администрации города Омска сдаются в сектор по работе с распорядительными документами, а испорченные бланки писем Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, Администрации города Омска - в сектор по работе со служебной документацией, после чего уничтожаются постоянно действующей комиссией по уничтожению бланков.
28. Испорченные бланки приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений погашаются и уничтожаются комиссиями соответствующих структурных подразделений.
29. При переписке в Администрации города Омска бланки писем не используются. Переписка осуществляется в СЭДД. Документы подписываются электронной подписью.
Изготовление бланков писем с изображением герба города Омска средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
5. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
30. Наименование структурного подразделения, используемое на бланках приказов (распоряжений) руководителей структурных подразделений и писем структурных подразделений, должно соответствовать наименованию данного структурного подразделения, указанному в положении о нем.
31. Справочные данные о структурном подразделении включают почтовый адрес и номер телефона структурного подразделения.
32. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 30 декабря 1993 года № 299.
33. Датой документа является дата его подписания (правовые акты, служебные письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ, и должна соответствовать дате передачи документа в службу документационного обеспечения соответствующего структурного подразделения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться.
Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями, должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от вида документа:
- на правовых актах Администрации города Омска, Мэра города Омска, приказах (распоряжениях) руководителей структурных подразделений, а также на документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 25 марта 2015 года);
- в остальных случаях используется цифровой способ оформления даты в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами (например: 25.03.2015).
34. Обязательным элементом оформления документа является его регистрационный номер.
Регистрационный номер документа присваивается службой документационного обеспечения соответствующего структурного подразделения, если иное не определено настоящей Инструкцией. Регистрационный номер документов за подписью Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска, входящих в аппарат управления Администрации города Омска, а также документов управления делами присваивается сектором по работе со служебной документацией.
Регистрационный номер документа формируется следующим образом:
- входящие документы: Вх-XXX/N;
- входящие нормативно-правовые акты (НПА): Вх-НПА-XXX/N;
- исходящие документы: Исх-ХХХ/индекс номенклатурного дела - N;
- внутренние документы (переписка между структурными подразделениями): Вн-XXX/N;
- внутренние документы (переписка внутри структурного подразделения): СЗ-XXX/№ (XXX - буквенное обозначение структурного подразделения; № - порядковый номер документа).
35. Ссылка на регистрационный исходящий номер и дату документа, поступившего из сторонней организации, проставляется при регистрации исходящего документа службой документационного обеспечения.
36. Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа конкретному должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, а при адресовании документа физическому лицу инициалы указываются после фамилии.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже. Например:
Администрация города Омска
Управление делами
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например:
Администрация города Омска
Управление делами
Начальнику отдела
А.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:
Генеральному директору
объединения "Агропром"
В.Д. Иванову
При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
Администрация города Омска
Гагарина ул., д. 34,
Омск, 644043
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
Калинину И.П.
ул. Гусарова, д. 5, кв. 12,
г. Омск, 644099
Во внутренних служебных письмах, направляемых руководителям структурных подразделений, в реквизите "Адресат" допускается указывать обобщенное сокращенное наименование получателей. Например:
Руководителям
структурных подразделений
На документе в его адресной части может быть указано не более четырех адресов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. В случае направления документа большему числу адресатов исполнителем оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается указатель рассылки. Указатель рассылки готовится и визируется исполнителем.
37. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (выравнивается по левому краю). При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из следующих элементов: слово "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи лица, утверждающего документ, и дата утверждения.
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Мэра города Омска
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
01.05.2014
При утверждении документа приказом (распоряжением) руководителя структурного подразделения, протоколом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕН") без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
УТВЕРЖДЕНО
приказом заместителя Мэра
города Омска, управляющего делами
Администрации города Омска
от 01.05.2014 № 270
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
38. К тексту документа может составляться заголовок. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок к тексту документа должен отвечать на вопрос "О чем?" ("О ком?"). Например: "Об изменении...", "О выделении..." и т.д. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа, располагается в левой части листа.
Заголовок к служебным письмам оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" шрифтом размером 12, возможно полужирного начертания, в 2 - 4 строки.
от 12.10.2013 № Вн-ДО/333
Запрос по обращению
В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.
Заголовок начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
В документе, отражающем несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки.
39.