Приказ Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 09.04.2014 N 14 "О совершенствовании архивного дела в Главном управлении информационных технологий и связи Омской области"
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 9 апреля 2014 г. № 14
О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Главного управления информационных технологий
и связи Омской области от 02.06.2014 № 21, от 24.12.2014 № 46,
от 08.04.2015 № 4, от 27.07.2015 № 26, от 26.10.2015 № 36)
В соответствии с пунктами 3.2, 3.3 Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года № 263, Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 года № 2, приказываю:
1. Создать экспертную комиссию Главного управления информационных технологий и связи Омской области (далее - комиссия).
2. Утвердить:
1) Положение о комиссии Главного управления информационных технологий и связи Омской области (приложение № 1);
2) состав комиссии Главного управления информационных технологий и связи Омской области (приложение № 2);
3) Положение об архиве Главного управления информационных технологий и связи Омской области (приложение № 3).
Начальник Главного управления
О.В.Илютикова
Приложение № 1
к приказу Главного управления
информационных технологий и
связи Омской области
от 9 апреля 2014 г. № 14
ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертной комиссии Главного управления информационных
технологий и связи Омской области
1. Экспертная комиссия Главного управления информационных технологий и связи Омской области (далее - комиссия) создается в целях решения организационных и методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Главного управления информационных технологий и связи Омской области (далее - Главное управление), отбором и подготовкой к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Главного управления документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отбором дел (документов) Главного управления к уничтожению.
2. Основными задачами комиссии являются:
1) организация и проведение экспертизы ценности документов Главного управления на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел Главного управления и в процессе формирования дел Главного управления;
2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив Главного управления и отбора к уничтожению;
3) организация отбора документов Главного управления на постоянное хранение для передачи в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области", источником комплектования которого является Главное управление (далее - КУ ИсА).
3. Основными функциями комиссии являются:
1) осуществление методического руководства проводимой Главным управлением (его структурными подразделениями) работой по:
- экспертизе ценности документов Главного управления;
- отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Главного управления документов Архивного фонда Российской Федерации;
- отбору дел (документов) Главного управления к уничтожению;
- разработке, утверждению, уточнению номенклатуры дел Главного управления.
2) принятие решений:
- о согласовании и передаче для рассмотрения:
экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК Министерства культуры Омской области) проектов номенклатуры дел Главного управления, инструкции по делопроизводству Главного управления, положений об архиве Главного управления и о комиссии; описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, актов о неисправимых повреждениях дел;
- о согласовании описей дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и передаче их на утверждение начальнику Главного управления информационных технологий и связи Омской области (далее - начальник Главного управления);
- по другим документам, касающимся документационного обеспечения деятельности Главного управления;
3) контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений Главного управления и качеством подготовки документов к передаче в архив Главного управления;
4) участие в подготовке и рассмотрении проектов локальных документов по вопросам работы с документами Главного управления.
4. При выполнении своих задач комиссия вправе:
1) в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Главного управления по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов Главного управления;
2) согласовывать проекты локальных актов Главного управления по документационному обеспечению деятельности Главного управления;
3) запрашивать у начальника Главного управления, его заместителей, руководителей структурных подразделений и иных работников Главного управления сведения, необходимые для работы комиссии, в том числе письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения;
4) возвращать для доработки в структурные подразделения Главного управления ненадлежащим образом подготовленные документы;
5) заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Главного управления и лиц, ответственных за делопроизводство в Главном управлении (структурных подразделениях Главного управления), о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов;
6) приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов работников Главного управления и представителей КУ ИсА (по согласованию);
7) принимать участие в организации обследований состояния делопроизводства в Главном управлении (его структурных подразделениях);
8) информировать начальника Главного управления, его заместителей по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Комиссия осуществляет свою деятельность на постоянной основе, во взаимодействии с ЭПК Министерства культуры Омской области.
6. В случае отсутствия председателя комиссии по причине болезни, отпуска, командировки и другим уважительным причинам его обязанности исполняет заместитель председателя комиссии.
7. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости.
8. Заседания комиссии считаются правомочными, если на них присутствует не менее половины от установленного числа ее членов.
9. Комиссия принимает решения большинством голосов от числа присутствующих на ее заседании членов комиссии.
10. Решение считается принятым, если за него проголосовало не менее половины от числа присутствующих на заседании комиссии членов комиссии.
При равенстве голосов право решающего голоса принадлежит председательствующему на заседании комиссии.
11. Решения комиссии оформляются протоколом, который подписывает председатель и секретарь комиссии.
Приложение № 2
к приказу Главного управления
информационных технологий и
связи Омской области
от 9 апреля 2014 г. № 14
СОСТАВ
экспертной комиссии по определению ценности документов
Главного управления информационных технологий и связи
Омской области
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Главного управления информационных технологий
и связи Омской области от 02.06.2014 № 21, от 24.12.2014 № 46,
от 08.04.2015 № 4, от 27.07.2015 № 26, от 26.10.2015 № 36)
Ключенко Андрей Александрович - заместитель начальника Главного управления информационных технологий и связи Омской области, председатель комиссии
Середой Олег Петрович - заместитель начальника управления финансового, правового, кадрового и организационного обеспечения Главного управления информационных технологий и связи Омской области, заместитель председателя комиссии
Игнашина Яна Александровна - ведущий инженер управления финансового, правового, кадрового и организационного обеспечения Главного управления информационных технологий и связи Омской области, секретарь комиссии
Гражданцева Анастасия Анатольевна - ведущий специалист отдела информационных систем и ресурсов Главного управления информационных технологий и связи Омской области
Кох Марина Александровна - главный специалист управления финансового, правового, кадрового и организационного обеспечения Главного управления информационных технологий и связи Омской области
Кринвальд Дмитрий Николаевич - начальник отдела связи Главного управления информационных технологий и связи Омской области
Мартынова Анастасия Яковлевна - ведущий бухгалтер отдела бюджетного учета и отчетности управления финансового, правового, кадрового и организационного обеспечения Главного управления информационных технологий и связи Омской области
Проценко Евгений Леонидович - ведущий инженер отдела телекоммуникаций Главного управления информационных технологий и связи Омской области
Приложение № 3
к приказу Главного управления
информационных технологий и
связи Омской области
от 9 апреля 2014 г. № 14
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве Главного управления информационных технологий
и связи Омской области
I. Общие положения
1. Настоящее Положение регламентирует состав документов архива Главного управления информационных технологий и связи Омской области (далее - Главное управление), полномочия архива Главного управления, иные вопросы, связанные с деятельностью архива Главного управления.
2. Архив Главного управления создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области", источником комплектования которого является Главное управление (далее - КУ Омской области), а также в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Главного управления, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.
3. Архив Главного управления осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ, Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР 5 сентября 1985 года № 263, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, локальными правовыми актами Главного управления и настоящим Положением.
4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в деятельности Главного управления, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в КУ ИсА.
5. Ответственный за архив Главного управления назначается распоряжением Главного управления.
II. Состав документов, поступающих на хранение в архив
Главного управления
6. В состав документов, поступающих на хранение в архив Главного управления, входят:
1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению начальника Главного управления информационных технологий и связи Омской области (далее - начальник Главного управления)) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Главного управления (его структурных подразделений);
2) регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов;
3) кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, архивные коллекции, отражающие историю Главного управления;
4) научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия, паспорт архива и др.), раскрывающий состав и содержание дел (документов) архива Главного управления, и учетные документы архива Главного управления.
III. Задачи архива Главного управления
7. Задачами архива Главного управления являются:
1) комплектование архива Главного управления согласно пункту 6 настоящего Положения;
2) учет и создание научно-справочного аппарата к документам архива Главного управления;
3) обеспечение сохранности документов архива Главного управления;
4) использование хранящихся в архиве документов Главного управления;
5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и в порядке, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по нормативно-правовому регулированию архивного дела;
6) проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве Главного управления с участием службы документационного обеспечения управления Главного управления.
IV. Функции архива Главного управления
8. В соответствии с возложенными на него задачами архив Главного управления осуществляет следующие функции:
1) принимает на хранение от структурных подразделений Главного управления законченные делопроизводством и упорядоченные в установленном порядке дела постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению начальника Главного управления) хранения и по личному составу Главного управления.
Вместе с делами в архив Главного управления передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных в порядке, установленном приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 31 декабря 2013 года № 13 "О Регламенте взаимодействия участников электронного документооборота в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области";
2) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления и экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу Главного управления;
3) осуществляет учет архивных документов Главного управления;
4) обеспечивает сохранность архивных дел (документов) Главного управления;
5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к делам (документам), хранящимся в архиве Главного управления;
6) передает документы Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в сроки, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
7) организует использование документов архива Главного управления, в том числе:
- информирует начальника Главного управления и работников Главного управления о составе и содержании документов архива Главного управления;
- выдает в установленном порядке дела (документы) и копии документов в целях служебного пользования, в том числе для работы в помещении архива Главного управления;
- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов архива Главного управления;
8) участвует в составлении номенклатуры дел Главного управления, совместно с членами экспертной комиссии Главного управления контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Главного управления;
9) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве Главного управления, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
10) участвует в работе экспертной комиссии Главного управления;
11) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Главного управления по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в архив Главного управления;
12) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;
13) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива Главного управления и службы документационного обеспечения управления Главного управления;
14) представляет в КУ ИсА по установленной форме сведения о составе и объеме документов архива Главного управления.
V. Права архива Главного управления
9. Архив Главного управления вправе:
1) требовать от работников структурных подразделений Главного управления соблюдения правил ведения делопроизводства;
2) запрашивать у работников структурных подразделений Главного управления, необходимые для работы архива Главного управления;
3) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Главного управления и КУ ИсА;
4) информировать начальника Главного управления о состоянии архивного дела в Главном управлении, вносить предложения по его совершенствованию;
5) консультировать с соблюдением требований законодательства работников Главного управления и других заинтересованных лиц по документам архива Главного управления;
6) участвовать в разработке локальных правовых актов Главного управления по вопросам делопроизводства и архивного дела.
------------------------------------------------------------------
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 9 апреля 2014 г. № 14
О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В ГЛАВНОМ УПРАВЛЕНИИ
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Главного управления информационных технологий
и связи Омской области от 02.06.2014 № 21, от 24.12.2014 № 46,
от 08.04.2015 № 4, от 27.07.2015 № 26, от 26.10.2015 № 36)
В соответствии с пунктами 3.2, 3.3 Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года № 263, Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 года № 2, приказываю:
1. Создать экспертную комиссию Главного управления информационных технологий и связи Омской области (далее - комиссия).
2. Утвердить:
1) Положение о комиссии Главного управления информационных технологий и связи Омской области (приложение № 1);
2) состав комиссии Главного управления информационных технологий и связи Омской области (приложение № 2);
3) Положение об архиве Главного управления информационных технологий и связи Омской области (приложение № 3).
Начальник Главного управления
О.В.Илютикова
Приложение № 1
к приказу Главного управления
информационных технологий и
связи Омской области
от 9 апреля 2014 г. № 14
ПОЛОЖЕНИЕ
об экспертной комиссии Главного управления информационных
технологий и связи Омской области
1. Экспертная комиссия Главного управления информационных технологий и связи Омской области (далее - комиссия) создается в целях решения организационных и методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов Главного управления информационных технологий и связи Омской области (далее - Главное управление), отбором и подготовкой к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Главного управления документов Архивного фонда Российской Федерации, а также отбором дел (документов) Главного управления к уничтожению.
2. Основными задачами комиссии являются:
1) организация и проведение экспертизы ценности документов Главного управления на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел Главного управления и в процессе формирования дел Главного управления;
2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив Главного управления и отбора к уничтожению;
3) организация отбора документов Главного управления на постоянное хранение для передачи в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области", источником комплектования которого является Главное управление (далее - КУ ИсА).
3. Основными функциями комиссии являются:
1) осуществление методического руководства проводимой Главным управлением (его структурными подразделениями) работой по:
- экспертизе ценности документов Главного управления;
- отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение образующихся в процессе деятельности Главного управления документов Архивного фонда Российской Федерации;
- отбору дел (документов) Главного управления к уничтожению;
- разработке, утверждению, уточнению номенклатуры дел Главного управления.
2) принятие решений:
- о согласовании и передаче для рассмотрения:
экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК Министерства культуры Омской области) проектов номенклатуры дел Главного управления, инструкции по делопроизводству Главного управления, положений об архиве Главного управления и о комиссии; описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, актов о неисправимых повреждениях дел;
- о согласовании описей дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и передаче их на утверждение начальнику Главного управления информационных технологий и связи Омской области (далее - начальник Главного управления);
- по другим документам, касающимся документационного обеспечения деятельности Главного управления;
3) контроль за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений Главного управления и качеством подготовки документов к передаче в архив Главного управления;
4) участие в подготовке и рассмотрении проектов локальных документов по вопросам работы с документами Главного управления.
4. При выполнении своих задач комиссия вправе:
1) в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Главного управления по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов Главного управления;
2) согласовывать проекты локальных актов Главного управления по документационному обеспечению деятельности Главного управления;
3) запрашивать у начальника Главного управления, его заместителей, руководителей структурных подразделений и иных работников Главного управления сведения, необходимые для работы комиссии, в том числе письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения;
4) возвращать для доработки в структурные подразделения Главного управления ненадлежащим образом подготовленные документы;
5) заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Главного управления и лиц, ответственных за делопроизводство в Главном управлении (структурных подразделениях Главного управления), о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов;
6) приглашать на заседание комиссии в качестве консультантов и экспертов работников Главного управления и представителей КУ ИсА (по согласованию);
7) принимать участие в организации обследований состояния делопроизводства в Главном управлении (его структурных подразделениях);
8) информировать начальника Главного управления, его заместителей по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Комиссия осуществляет свою деятельность на постоянной основе, во взаимодействии с ЭПК Министерства культуры Омской области.
6. В случае отсутствия председателя комиссии по причине болезни, отпуска, командировки и другим уважительным причинам его обязанности исполняет заместитель председателя комиссии.
7. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости.
8. Заседания комиссии считаются правомочными, если на них присутствует не менее половины от установленного числа ее членов.
9. Комиссия принимает решения большинством голосов от числа присутствующих на ее заседании членов комиссии.
10. Решение считается принятым, если за него проголосовало не менее половины от числа присутствующих на заседании комиссии членов комиссии.
При равенстве голосов право решающего голоса принадлежит председательствующему на заседании комиссии.
11. Решения комиссии оформляются протоколом, который подписывает председатель и секретарь комиссии.
Приложение № 2
к приказу Главного управления
информационных технологий и
связи Омской области
от 9 апреля 2014 г. № 14
СОСТАВ
экспертной комиссии по определению ценности документов
Главного управления информационных технологий и связи
Омской области
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Главного управления информационных технологий
и связи Омской области от 02.06.2014 № 21, от 24.12.2014 № 46,
от 08.04.2015 № 4, от 27.07.2015 № 26, от 26.10.2015 № 36)
Ключенко Андрей Александрович - заместитель начальника Главного управления информационных технологий и связи Омской области, председатель комиссии
Середой Олег Петрович - заместитель начальника управления финансового, правового, кадрового и организационного обеспечения Главного управления информационных технологий и связи Омской области, заместитель председателя комиссии
Игнашина Яна Александровна - ведущий инженер управления финансового, правового, кадрового и организационного обеспечения Главного управления информационных технологий и связи Омской области, секретарь комиссии
Гражданцева Анастасия Анатольевна - ведущий специалист отдела информационных систем и ресурсов Главного управления информационных технологий и связи Омской области
Кох Марина Александровна - главный специалист управления финансового, правового, кадрового и организационного обеспечения Главного управления информационных технологий и связи Омской области
Кринвальд Дмитрий Николаевич - начальник отдела связи Главного управления информационных технологий и связи Омской области
Мартынова Анастасия Яковлевна - ведущий бухгалтер отдела бюджетного учета и отчетности управления финансового, правового, кадрового и организационного обеспечения Главного управления информационных технологий и связи Омской области
Проценко Евгений Леонидович - ведущий инженер отдела телекоммуникаций Главного управления информационных технологий и связи Омской области
Приложение № 3
к приказу Главного управления
информационных технологий и
связи Омской области
от 9 апреля 2014 г. № 14
ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве Главного управления информационных технологий
и связи Омской области
I. Общие положения
1. Настоящее Положение регламентирует состав документов архива Главного управления информационных технологий и связи Омской области (далее - Главное управление), полномочия архива Главного управления, иные вопросы, связанные с деятельностью архива Главного управления.
2. Архив Главного управления создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области", источником комплектования которого является Главное управление (далее - КУ Омской области), а также в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Главного управления, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.
3. Архив Главного управления осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ, Регламентом государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года № 11, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР 5 сентября 1985 года № 263, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, локальными правовыми актами Главного управления и настоящим Положением.
4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в деятельности Главного управления, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в КУ ИсА.
5. Ответственный за архив Главного управления назначается распоряжением Главного управления.
II. Состав документов, поступающих на хранение в архив
Главного управления
6. В состав документов, поступающих на хранение в архив Главного управления, входят:
1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению начальника Главного управления информационных технологий и связи Омской области (далее - начальник Главного управления)) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Главного управления (его структурных подразделений);
2) регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов;
3) кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, архивные коллекции, отражающие историю Главного управления;
4) научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия, паспорт архива и др.), раскрывающий состав и содержание дел (документов) архива Главного управления, и учетные документы архива Главного управления.
III. Задачи архива Главного управления
7. Задачами архива Главного управления являются:
1) комплектование архива Главного управления согласно пункту 6 настоящего Положения;
2) учет и создание научно-справочного аппарата к документам архива Главного управления;
3) обеспечение сохранности документов архива Главного управления;
4) использование хранящихся в архиве документов Главного управления;
5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и в порядке, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти по нормативно-правовому регулированию архивного дела;
6) проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве Главного управления с участием службы документационного обеспечения управления Главного управления.
IV. Функции архива Главного управления
8. В соответствии с возложенными на него задачами архив Главного управления осуществляет следующие функции:
1) принимает на хранение от структурных подразделений Главного управления законченные делопроизводством и упорядоченные в установленном порядке дела постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению начальника Главного управления) хранения и по личному составу Главного управления.
Вместе с делами в архив Главного управления передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных в порядке, установленном приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 31 декабря 2013 года № 13 "О Регламенте взаимодействия участников электронного документооборота в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области";
2) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления и экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу Главного управления;
3) осуществляет учет архивных документов Главного управления;
4) обеспечивает сохранность архивных дел (документов) Главного управления;
5) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к делам (документам), хранящимся в архиве Главного управления;
6) передает документы Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в сроки, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
7) организует использование документов архива Главного управления, в том числе:
- информирует начальника Главного управления и работников Главного управления о составе и содержании документов архива Главного управления;
- выдает в установленном порядке дела (документы) и копии документов в целях служебного пользования, в том числе для работы в помещении архива Главного управления;
- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов архива Главного управления;
8) участвует в составлении номенклатуры дел Главного управления, совместно с членами экспертной комиссии Главного управления контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Главного управления;
9) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве Главного управления, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
10) участвует в работе экспертной комиссии Главного управления;
11) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Главного управления по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в архив Главного управления;
12) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;
13) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива Главного управления и службы документационного обеспечения управления Главного управления;
14) представляет в КУ ИсА по установленной форме сведения о составе и объеме документов архива Главного управления.
V. Права архива Главного управления
9. Архив Главного управления вправе:
1) требовать от работников структурных подразделений Главного управления соблюдения правил ведения делопроизводства;
2) запрашивать у работников структурных подразделений Главного управления, необходимые для работы архива Главного управления;
3) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов Главного управления и КУ ИсА;
4) информировать начальника Главного управления о состоянии архивного дела в Главном управлении, вносить предложения по его совершенствованию;
5) консультировать с соблюдением требований законодательства работников Главного управления и других заинтересованных лиц по документам архива Главного управления;
6) участвовать в разработке локальных правовых актов Главного управления по вопросам делопроизводства и архивного дела.
------------------------------------------------------------------