Приказ Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 23.06.2014 N 27 "О внесении изменений в приказ Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 31 декабря 2013 года N 13"
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 23 июня 2014 г. № 27
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ ГЛАВНОГО УПРАВЛЕНИЯ
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ОТ 31 ДЕКАБРЯ 2013 ГОДА № 13
Внести в Регламент взаимодействия участников электронного документооборота в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области", утвержденный приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 31 декабря 2013 года № 13, (далее - Регламент) следующие изменения:
1) в пункте 29:
- абзац первый изложить в следующей редакции:
"29. В информационных системах Единой системы могут храниться и передаваться между информационными системами (включая служебную информацию, добавляемую почтовой подсистемой) электронные документы размером не более 100 Мбайт, состоящие из файлов следующих форматов:";
- абзац третий изложить в следующей редакции:
"2) XML, XLS, XLSX, ODS для электронных таблиц;";
2) в пункте 30:
- подпункт 7 изложить в следующей редакции:
"7) вложения (содержит комплект прикрепленных к документу файлов, участвующих в согласовании и регистрации документа. Вложения, участвующие в согласовании, но необходимые только на этапе согласования, без включения их в карточку документа регистрации должны быть заполнены в поле "Дополнительное вложение");";
- в подпункте 8 точку заменить точкой с запятой;
- дополнить подпунктом 9 следующего содержания:
"9) ответ на правительственный номер (содержит регистрационный номер, присвоенный при регистрации документа в Правительстве Омской области, для которого текущий документ является документом-ответом. Является обязательным для заполнения в случае подготовки проекта документа-ответа на входящий документ Правительства Омской области).";
3) в пункт 31:
- после абзаца пятого дополнить абзацами следующего содержания:
"По завершении процесса согласования проекта документа руководитель подписывает проект документа ЭП.
Подписанный ЭП проект документа направляется на регистрацию в информационную систему, предназначенную для регистрации соответствующего типа документа.
Автоматическое направление на регистрацию подписанных проектов документов предусмотрено для документов с типом "Письмо" или "Служебная записка". Для других типов документов направление их проектов на регистрацию осуществляется исполнителем самостоятельно посредством функционала информационной системы "Библиотека документов".
Электронное визирование руководителем без использования ЭП допустимо для документов, подписание которых предполагается на бумажном носителе.";
- абзац шестой исключить;
4) пункт 32 изложить в следующей редакции:
"32. Регистрация документов осуществляется ответственными специалистами участников Единой системы на основании подготовленных и направленных на регистрацию проектов документов в следующем порядке:
1) производится проверка правильности оформления документа, комплектности документа. При регистрации исходящих документов, направляемых на бумажном носителе, но подготовленных в электронном виде, ответственность за соответствие электронных проектов документов содержанию документов на бумажном носителе возлагается на исполнителя документа;
2) если проект документа подписан ЭП, то производится проверка аутентичности и действительности ЭП должностного лица, подписавшего документ;
3) при обнаружении некомплектности или повреждении электронных документов, отсутствии или признании ЭП недействительной специалист участника Единой системы, ответственный за регистрацию документов, направляет исполнителю документа отказ в приеме к обработке такого документа нажатием кнопки "Возврат";
4) присваивается регистрационный номер и осуществляется заполнение соответствующих полей регистрационно-контрольной карточки документа;
5) при регистрации исходящих документов необходимость направления документа на бумажном носителе (одновременно с проектом электронного документа) определяется исполнителем исходя из вида документа и его адресата.
Специалисты участников Единой системы, ответственные за регистрацию документов, при необходимости заверяют электронной подписью регистрационно-контрольную карточку документа, содержащую сканированную копию подписанного бумажного носителя.
Регистрация исходящих писем и служебных записок осуществляется только из раздела проекты информационных систем "Исходящие" и "Внутренние" соответственно.
По завершении регистрации исходящего документа в системе участника-отправителя Единой системы в системе участника-получателя формируется подлежащий к регистрации проект входящего документа.
Если проект электронного документа не может быть доставлен в течение двух рабочих дней, документ направляется на бумажном носителе.";
5) дополнить пунктами 36.1 - 36.5 следующего содержания:
"36.1. Резолюции, поступившие из Правительства Омской области на исходящие документы Единой системы, обрабатываются в информационной системе "Исходящие", исключая регистрацию резолюции в качестве нового документа в информационной системе "Входящие".
36.2. Поступившие в текущем году резолюции и изменения по резолюциям из Правительства Омской области на документы Единой системы прошлых лет обрабатываются в соответствующей информационной системе соответствующего года.
Перемещение резолюции из одного документа в другой и изменений резолюций осуществляется посредством нажатия кнопок "Копировать резолюции" и "Изменение резолюций" соответственно и изменения по резолюциям информационной системы текущего года.
36.3. При поступлении изменений на карточки ранее зарегистрированных документов и (или) резолюций в системе электронного документооборота объекта Единой системы изменения вносятся в соответствующую карточку документа и (или) резолюцию, исключая создание новых документов и (или) резолюций.
36.4. Включение входящих документов в электронный документооборот объекта Единой системы осуществляется путем регистрации в системе электронного документооборота объекта Единой системы.
Привязка резолюций (изменений резолюций), поступивших из Правительства Омской области на ранее полученные документы Правительства Омской области, осуществляется посредством нажатия кнопки "Обработать резолюции" ("Изменения резолюций") в разделе "Проекты резолюций" информационной системы "Входящие".
36.5. В случае сбоя при отправке зарегистрированного исходящего документа повторное направление данного документа в адрес корреспондента осуществляется работниками объектов Единой системы, ответственными за осуществление регистрации.
Информация о статусе доставки документа отражается на вкладке "Журнал" карточки документа.
Повторная отправка документа осуществляется посредством нажатия кнопки "Переотправить" меню "Действие".";
6) пункт 79 изложить в следующей редакции:
"79. Подтверждение достоверности бумажных копий электронных документов, подписанных ЭП, осуществляется штампом участника Единой системы с указанием номера сертификата ЭП, должности, фамилии, инициалов, даты и подписи сотрудника, заверившего копию электронного документа, выведенного на бумажный носитель, согласно приложению № 5 к настоящему Регламенту.";
7) дополнить приложением № 5 "Образец штампа для подтверждения достоверности бумажных копий электронных документов, подписанных электронной подписью" согласно приложению к настоящему приказу.
Начальник Главного управления
О.В.Илютикова
Приложение
к приказу Главного управления
информационных технологий и
связи Омской области
от 23 июня 2014 г. № 27
"Приложение № 5
к Регламенту взаимодействия участников
электронного документооборота в
государственной информационной
системе Омской области "Единая
система электронного документооборота
органов исполнительной власти
Омской области"
ОБРАЗЕЦ
штампа для подтверждения достоверности бумажных копий
электронных документов, подписанных электронной подписью
/\
Подписано электронной подписью
ФИО Руководителя
Номер сертификата 18AD72CC00000000000E
Подпись действительна. 3,7 см
Должность специалиста делопроизводства
ФИО специалиста делопроизводства
Дата Подпись
\/
<---------------------------------------->
7,6 см
_______________"
------------------------------------------------------------------
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ
ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 23 июня 2014 г. № 27
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ ГЛАВНОГО УПРАВЛЕНИЯ
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СВЯЗИ ОМСКОЙ ОБЛАСТИ
ОТ 31 ДЕКАБРЯ 2013 ГОДА № 13
Внести в Регламент взаимодействия участников электронного документооборота в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области", утвержденный приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 31 декабря 2013 года № 13, (далее - Регламент) следующие изменения:
1) в пункте 29:
- абзац первый изложить в следующей редакции:
"29. В информационных системах Единой системы могут храниться и передаваться между информационными системами (включая служебную информацию, добавляемую почтовой подсистемой) электронные документы размером не более 100 Мбайт, состоящие из файлов следующих форматов:";
- абзац третий изложить в следующей редакции:
"2) XML, XLS, XLSX, ODS для электронных таблиц;";
2) в пункте 30:
- подпункт 7 изложить в следующей редакции:
"7) вложения (содержит комплект прикрепленных к документу файлов, участвующих в согласовании и регистрации документа. Вложения, участвующие в согласовании, но необходимые только на этапе согласования, без включения их в карточку документа регистрации должны быть заполнены в поле "Дополнительное вложение");";
- в подпункте 8 точку заменить точкой с запятой;
- дополнить подпунктом 9 следующего содержания:
"9) ответ на правительственный номер (содержит регистрационный номер, присвоенный при регистрации документа в Правительстве Омской области, для которого текущий документ является документом-ответом. Является обязательным для заполнения в случае подготовки проекта документа-ответа на входящий документ Правительства Омской области).";
3) в пункт 31:
- после абзаца пятого дополнить абзацами следующего содержания:
"По завершении процесса согласования проекта документа руководитель подписывает проект документа ЭП.
Подписанный ЭП проект документа направляется на регистрацию в информационную систему, предназначенную для регистрации соответствующего типа документа.
Автоматическое направление на регистрацию подписанных проектов документов предусмотрено для документов с типом "Письмо" или "Служебная записка". Для других типов документов направление их проектов на регистрацию осуществляется исполнителем самостоятельно посредством функционала информационной системы "Библиотека документов".
Электронное визирование руководителем без использования ЭП допустимо для документов, подписание которых предполагается на бумажном носителе.";
- абзац шестой исключить;
4) пункт 32 изложить в следующей редакции:
"32. Регистрация документов осуществляется ответственными специалистами участников Единой системы на основании подготовленных и направленных на регистрацию проектов документов в следующем порядке:
1) производится проверка правильности оформления документа, комплектности документа. При регистрации исходящих документов, направляемых на бумажном носителе, но подготовленных в электронном виде, ответственность за соответствие электронных проектов документов содержанию документов на бумажном носителе возлагается на исполнителя документа;
2) если проект документа подписан ЭП, то производится проверка аутентичности и действительности ЭП должностного лица, подписавшего документ;
3) при обнаружении некомплектности или повреждении электронных документов, отсутствии или признании ЭП недействительной специалист участника Единой системы, ответственный за регистрацию документов, направляет исполнителю документа отказ в приеме к обработке такого документа нажатием кнопки "Возврат";
4) присваивается регистрационный номер и осуществляется заполнение соответствующих полей регистрационно-контрольной карточки документа;
5) при регистрации исходящих документов необходимость направления документа на бумажном носителе (одновременно с проектом электронного документа) определяется исполнителем исходя из вида документа и его адресата.
Специалисты участников Единой системы, ответственные за регистрацию документов, при необходимости заверяют электронной подписью регистрационно-контрольную карточку документа, содержащую сканированную копию подписанного бумажного носителя.
Регистрация исходящих писем и служебных записок осуществляется только из раздела проекты информационных систем "Исходящие" и "Внутренние" соответственно.
По завершении регистрации исходящего документа в системе участника-отправителя Единой системы в системе участника-получателя формируется подлежащий к регистрации проект входящего документа.
Если проект электронного документа не может быть доставлен в течение двух рабочих дней, документ направляется на бумажном носителе.";
5) дополнить пунктами 36.1 - 36.5 следующего содержания:
"36.1. Резолюции, поступившие из Правительства Омской области на исходящие документы Единой системы, обрабатываются в информационной системе "Исходящие", исключая регистрацию резолюции в качестве нового документа в информационной системе "Входящие".
36.2. Поступившие в текущем году резолюции и изменения по резолюциям из Правительства Омской области на документы Единой системы прошлых лет обрабатываются в соответствующей информационной системе соответствующего года.
Перемещение резолюции из одного документа в другой и изменений резолюций осуществляется посредством нажатия кнопок "Копировать резолюции" и "Изменение резолюций" соответственно и изменения по резолюциям информационной системы текущего года.
36.3. При поступлении изменений на карточки ранее зарегистрированных документов и (или) резолюций в системе электронного документооборота объекта Единой системы изменения вносятся в соответствующую карточку документа и (или) резолюцию, исключая создание новых документов и (или) резолюций.
36.4. Включение входящих документов в электронный документооборот объекта Единой системы осуществляется путем регистрации в системе электронного документооборота объекта Единой системы.
Привязка резолюций (изменений резолюций), поступивших из Правительства Омской области на ранее полученные документы Правительства Омской области, осуществляется посредством нажатия кнопки "Обработать резолюции" ("Изменения резолюций") в разделе "Проекты резолюций" информационной системы "Входящие".
36.5. В случае сбоя при отправке зарегистрированного исходящего документа повторное направление данного документа в адрес корреспондента осуществляется работниками объектов Единой системы, ответственными за осуществление регистрации.
Информация о статусе доставки документа отражается на вкладке "Журнал" карточки документа.
Повторная отправка документа осуществляется посредством нажатия кнопки "Переотправить" меню "Действие".";
6) пункт 79 изложить в следующей редакции:
"79. Подтверждение достоверности бумажных копий электронных документов, подписанных ЭП, осуществляется штампом участника Единой системы с указанием номера сертификата ЭП, должности, фамилии, инициалов, даты и подписи сотрудника, заверившего копию электронного документа, выведенного на бумажный носитель, согласно приложению № 5 к настоящему Регламенту.";
7) дополнить приложением № 5 "Образец штампа для подтверждения достоверности бумажных копий электронных документов, подписанных электронной подписью" согласно приложению к настоящему приказу.
Начальник Главного управления
О.В.Илютикова
Приложение
к приказу Главного управления
информационных технологий и
связи Омской области
от 23 июня 2014 г. № 27
"Приложение № 5
к Регламенту взаимодействия участников
электронного документооборота в
государственной информационной
системе Омской области "Единая
система электронного документооборота
органов исполнительной власти
Омской области"
ОБРАЗЕЦ
штампа для подтверждения достоверности бумажных копий
электронных документов, подписанных электронной подписью
/\
Подписано электронной подписью
ФИО Руководителя
Номер сертификата 18AD72CC00000000000E
Подпись действительна. 3,7 см
Должность специалиста делопроизводства
ФИО специалиста делопроизводства
Дата Подпись
\/
<---------------------------------------->
7,6 см
_______________"
------------------------------------------------------------------